公文的文头部分的主要构成
公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。
（1）公文格式代码。公文格式代码又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标记符号，由九位阿拉伯数字组成，标示于文件首页发文机关版头左上角。按一定的原则将机关发布的文件逐一编制代码。使每一份文件都有唯一的标识，以便计算机识别和处理。
（2）印制顺序号。印刷序号。又称公文份号，是指依据同一文稿印刷若干份时每份的序号编号。它的作用主要是针对秘密文件。有了印刷顺序号，在登记、分送和清退秘密文件时均对号核点，以便查明责任，加强公文管理。印刷顺序号一般有六位位阿拉伯数字标识在文件首页发文机关版头左上角，文件检索下方位置，前面冠以“NO”符号。数字不足规定数时，前面用“0”补充。（3）秘密等级。秘密等级简称密级，是指公文秘密程度的等级，分绝密、机密、秘密三级。公文的秘密由公文制发机关根据公文内容涉及党和国家秘密的程度来划定。标注密级的同时应当标注保密时限。保密时限根据实际情况确定，一般分一年以内，一年及一年以上，长期的期限不作标注，凡期限不作标注的可按二十年认定。
（4）紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理的时间限度。又称缓急或处理时限。紧急公文应根据紧急和程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标明紧急程度的位置在文件首页文关左上角。需要与密级同时使用的，紧急程度置于密级之下，上下对齐。紧急程度应在信封或封筒上加盖戳记注明。
（5）收文处理标记包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号等项目。收文处理标记的位置在文件首页发文机关版头右上方空白处，由收文机关加盖章标识。
（6）发文机关版头。发文机关版关简称“文头”。文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的发文机关标识。发文机关版头一般由发文机关全称或规范化简称加“文件”三字组成。
（7）发文字号。发文字号是指由发文机关编排的文件代号。发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。发文字号的书写位置，一般说来，有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信筏头的文件，则置于信筏头横线之下，公文标题之上，，右侧排列：“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“X号”。
（8）签发人姓名。在公文中标注签发人姓名，是标识公文生效并对该公文内容郑重负责的一个标志。一般供上报公文选用。
（1）公文格式代码。公文格式代码又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标记符号，由九位阿拉伯数字组成，标示于文件首页发文机关版头左上角。按一定的原则将机关发布的文件逐一编制代码。使每一份文件都有唯一的标识，以便计算机识别和处理。
（2）印制顺序号。印刷序号。又称公文份号，是指依据同一文稿印刷若干份时每份的序号编号。它的作用主要是针对秘密文件。有了印刷顺序号，在登记、分送和清退秘密文件时均对号核点，以便查明责任，加强公文管理。印刷顺序号一般有六位位阿拉伯数字标识在文件首页发文机关版头左上角，文件检索下方位置，前面冠以“NO”符号。数字不足规定数时，前面用“0”补充。（3）秘密等级。秘密等级简称密级，是指公文秘密程度的等级，分绝密、机密、秘密三级。公文的秘密由公文制发机关根据公文内容涉及党和国家秘密的程度来划定。标注密级的同时应当标注保密时限。保密时限根据实际情况确定，一般分一年以内，一年及一年以上，长期的期限不作标注，凡期限不作标注的可按二十年认定。
（4）紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理的时间限度。又称缓急或处理时限。紧急公文应根据紧急和程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标明紧急程度的位置在文件首页文关左上角。需要与密级同时使用的，紧急程度置于密级之下，上下对齐。紧急程度应在信封或封筒上加盖戳记注明。
（5）收文处理标记包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号等项目。收文处理标记的位置在文件首页发文机关版头右上方空白处，由收文机关加盖章标识。
（6）发文机关版头。发文机关版关简称“文头”。文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的发文机关标识。发文机关版头一般由发文机关全称或规范化简称加“文件”三字组成。
（7）发文字号。发文字号是指由发文机关编排的文件代号。发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。发文字号的书写位置，一般说来，有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信筏头的文件，则置于信筏头横线之下，公文标题之上，，右侧排列：“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“X号”。
（8）签发人姓名。在公文中标注签发人姓名，是标识公文生效并对该公文内容郑重负责的一个标志。一般供上报公文选用。
公文写作的构思
古人说：“作文之道，构思为先。”构思是指在动笔之前，对文章基本框架、内容和形式要搞好总体谋划和设计，它是起草文章的起步和开始，也是影响和决定文章质量好差的关键环节。一篇好材料，要有鲜明的主题，丰富的素材，精美的语言，严谨的结构，四个要素缺一不可。其中，框架结构是起着决定性基础性作用的因素。
我们都知道，准备好了各种各样的建筑材料，不等于就可以动手盖房子了。一个能工巧匠，总是要先搞好设计、画好图纸，这样建起来的房子才有质量保证。写文章也是一样，要想条理清楚，层次分明，必须先理清思路、搭好架子。如果思路不清，就不可能完整准确地表述主题思想。一篇颠三倒四、杂乱无章的文章，不仅在领导那儿通不过，对工作也毫无指导意义。
任何一篇好文章，都要经过一个深思熟虑的过程。也就是说，在动笔起草前，往往文章的轮廓在作者头脑中就已经思考成熟、设计好了。虽然在起草过程中可能还会有变化，但对于文章大致写几个问题、写成后大体是什么样子，在构思阶段就有了预见。如果急于成文而疏于构思，在行文之前对于文章的主旨、题材、表达方式等设想不充分，那是很难顺利进入写作过程的。即使勉强进入，写起来也会很困难，要么写不下去，要么半途而废；甚至推倒重来。许多同志有这样的体会，有的文章之所以写失败了，问题往往不是出在动笔之后，而是出在动笔之前——没有想好绝对不可能写好。从这个意义上讲，写作的构思阶段是必不可少的。当我们明确了起草某个文稿的任务和占有大量素材后，必须经过一个充分酝酿写什么、怎么写的过程。也就是我们通常讲的，某个文稿准备写几个问题，每个问题大概写哪几层意思，这就是文章的构思。
构思的基本要求
文章的结构，最基本的有递进式、并列式、总分式三种基本形式。递进式结构，就是文章的思路是纵向展开的，有按照时间顺序和过程展开两种。并列式结构，就是文章的思路是横向展开的。总分式结构，就是前面两种形式的综合运用。虽然不同文章形式不尽相同，但构思万变不离其宗，应遵循“高、新、实”的原则。
所谓“高”，就是要站在全局高度思考问题，正像有的同志说的那样：“机关的同志不能以领导的身份办事，但必须以领导的身份想事。”在这方面，很重要的是要提高文章的思想性，善于运用开阔的视野和超前的思维，观察分析和处理新情况、新问题，透过现象看清本质，明确文章的“主攻方向”，力争言人所未言，论人所未见。高，对领导讲话稿更是一个“硬杠杠”，要求起草者注意领导者的身份和特点，转换角色思考问题，力求 “小官”讲“大官”的话。
所谓 “新”，就是构思要力求有新意、有创意。写作没有也不应该有固定的模式，允许和提倡“百家争鸣”、“百花齐放”，多种风格并用。正因为有苏东坡的豪放、辛弃疾的悲愤、李清照的婉约、柳永的伤感，才有中华民族文化的千姿百态。对文章，最忌讳、大家也最反感千篇一律。奇特的构思往往能产生难以言传的效果。建筑物往往以其独特的造型展示风格。2008年北京奥运会主会场的设计采取了世界上独一无二的“鸟巢型”，国家大剧院的设计采取了独具匠心的“鸟蛋型”，非常新颖，风格独特。这些都值得我们在写作构思中学习借鉴。
所谓“实”，就是要坚持实事求是的原则，新颖实在。如果脱离实际片面求新，就会显得华而不实。写文章从本质上讲，就是把想要说的话用文字表达出来。话说好了，文章也就写好了。读毛主席、邓小平的文章，几乎每篇都是结构合理、深入浅出，即使文化水平不高的人也能一看就明白深刻的道理。领袖们的文风，很值得我们学习。
构思的基本任务
文章构思的基本任务，主要有四项：
一是统筹内容。内容安排要合理有序，如刘勰所说要做到 “众里虽繁，而无倒置之乖”。在纷繁中求条理，就是要做到既内容丰富又有条理，让所有材料和内容“殊途同归”。
二是联贯首尾。即要使开头和结尾一脉相联。如果内容和文字先后颠倒，承接处字句不恰当，就会妨碍意思的表达。另一方面是指思想内容要衔接联贯。思想内容不联贯就不能完整准确地表达思想观点，使人看后不得要领。
三是关联左右。即段落和层次之间要相互衔接、细密无缝。写文章就是积字成句、积句成段、积段成篇，各层级之间只有相互衔接、联系紧密才能使文章条理清楚、脉络联贯。
四是取舍素材。即构思时对所获得素材进行取舍与定夺，作出合理安排。取舍就是保留对材料主题有用的，舍弃对主题没用的素材。定夺就是要恰当地安排素材，做到繁简适度、运用得当，这样才能适应表现主题的需要。
我们都知道，准备好了各种各样的建筑材料，不等于就可以动手盖房子了。一个能工巧匠，总是要先搞好设计、画好图纸，这样建起来的房子才有质量保证。写文章也是一样，要想条理清楚，层次分明，必须先理清思路、搭好架子。如果思路不清，就不可能完整准确地表述主题思想。一篇颠三倒四、杂乱无章的文章，不仅在领导那儿通不过，对工作也毫无指导意义。
任何一篇好文章，都要经过一个深思熟虑的过程。也就是说，在动笔起草前，往往文章的轮廓在作者头脑中就已经思考成熟、设计好了。虽然在起草过程中可能还会有变化，但对于文章大致写几个问题、写成后大体是什么样子，在构思阶段就有了预见。如果急于成文而疏于构思，在行文之前对于文章的主旨、题材、表达方式等设想不充分，那是很难顺利进入写作过程的。即使勉强进入，写起来也会很困难，要么写不下去，要么半途而废；甚至推倒重来。许多同志有这样的体会，有的文章之所以写失败了，问题往往不是出在动笔之后，而是出在动笔之前——没有想好绝对不可能写好。从这个意义上讲，写作的构思阶段是必不可少的。当我们明确了起草某个文稿的任务和占有大量素材后，必须经过一个充分酝酿写什么、怎么写的过程。也就是我们通常讲的，某个文稿准备写几个问题，每个问题大概写哪几层意思，这就是文章的构思。
构思的基本要求
文章的结构，最基本的有递进式、并列式、总分式三种基本形式。递进式结构，就是文章的思路是纵向展开的，有按照时间顺序和过程展开两种。并列式结构，就是文章的思路是横向展开的。总分式结构，就是前面两种形式的综合运用。虽然不同文章形式不尽相同，但构思万变不离其宗，应遵循“高、新、实”的原则。
所谓“高”，就是要站在全局高度思考问题，正像有的同志说的那样：“机关的同志不能以领导的身份办事，但必须以领导的身份想事。”在这方面，很重要的是要提高文章的思想性，善于运用开阔的视野和超前的思维，观察分析和处理新情况、新问题，透过现象看清本质，明确文章的“主攻方向”，力争言人所未言，论人所未见。高，对领导讲话稿更是一个“硬杠杠”，要求起草者注意领导者的身份和特点，转换角色思考问题，力求 “小官”讲“大官”的话。
所谓 “新”，就是构思要力求有新意、有创意。写作没有也不应该有固定的模式，允许和提倡“百家争鸣”、“百花齐放”，多种风格并用。正因为有苏东坡的豪放、辛弃疾的悲愤、李清照的婉约、柳永的伤感，才有中华民族文化的千姿百态。对文章，最忌讳、大家也最反感千篇一律。奇特的构思往往能产生难以言传的效果。建筑物往往以其独特的造型展示风格。2008年北京奥运会主会场的设计采取了世界上独一无二的“鸟巢型”，国家大剧院的设计采取了独具匠心的“鸟蛋型”，非常新颖，风格独特。这些都值得我们在写作构思中学习借鉴。
所谓“实”，就是要坚持实事求是的原则，新颖实在。如果脱离实际片面求新，就会显得华而不实。写文章从本质上讲，就是把想要说的话用文字表达出来。话说好了，文章也就写好了。读毛主席、邓小平的文章，几乎每篇都是结构合理、深入浅出，即使文化水平不高的人也能一看就明白深刻的道理。领袖们的文风，很值得我们学习。
构思的基本任务
文章构思的基本任务，主要有四项：
一是统筹内容。内容安排要合理有序，如刘勰所说要做到 “众里虽繁，而无倒置之乖”。在纷繁中求条理，就是要做到既内容丰富又有条理，让所有材料和内容“殊途同归”。
二是联贯首尾。即要使开头和结尾一脉相联。如果内容和文字先后颠倒，承接处字句不恰当，就会妨碍意思的表达。另一方面是指思想内容要衔接联贯。思想内容不联贯就不能完整准确地表达思想观点，使人看后不得要领。
三是关联左右。即段落和层次之间要相互衔接、细密无缝。写文章就是积字成句、积句成段、积段成篇，各层级之间只有相互衔接、联系紧密才能使文章条理清楚、脉络联贯。
四是取舍素材。即构思时对所获得素材进行取舍与定夺，作出合理安排。取舍就是保留对材料主题有用的，舍弃对主题没用的素材。定夺就是要恰当地安排素材，做到繁简适度、运用得当，这样才能适应表现主题的需要。
构思的基本方式
构思就像写作一样，没有固定的程序，它往往依托于一定的思想沉淀，在无意的触发中突然闪现。构思材料大体上可以分三种形式，即孕育式、冲动式，受命式。
孕育式就是指心里感到有什么东西要写，但一时又拿不准，迟迟下不了笔。慢慢的这种感受不时被一件件事情所碰撞、所证实，经过一定量的积累，形成了思路。这种构思方式，并非一蹴而就，常常会经历一个“难产”的过程。我们往往遇到这样的情形，有时写一个东西时，思路总是打不开，坐在微机前，时间一分一秒地过去，可电脑屏幕上的字还是那么几个。勉强向下写吧，总感觉拖泥带水、进展不顺，很难使自己满意。每当此时，不妨先挑选最容易的几段先写，待我到感觉后，笔锋便渐觉灵活，思维便慢慢打开。
冲动式是指一个题目明确后，在头脑中马上产生一些零碎的“思想点”，冒出一些“火花”，而这些思想点和火花往往是不联贯、不成系统的，常常是东一句、西一句，隐隐约约觉得对材料是有用的。遇到这种情况，要迅速把这些零碎的“思想点”先记在本子上或敲在电脑上，不管它有没有用，甚至不要管它的前后顺序或者句子通顺不通顺。这些东西越多，写好这个材料的把握性就越大。其实，这些东西都是我们头脑中长期积累和沉淀的东西，只不过是遇到了一个 “触发点”，得以发挥出来了。当然，这些不联贯的毛坯，要真正用得上，还必须经过一番深加工、精加工。
受命式是指起草领导讲话，这是机关秘书人员必须具备的基本功，也是比较难以掌握的一门学问。它既要完整准确地领会领导的意图，又要充分发挥秘书人员的能动性和创造性；既要全面、辩证，又要力求讲出有新意和深度；既要有鲜明的思想性、理论性，又要有很强的针对性、指导性；既要用事实说话，又要防止就事论事；既要掌握领导讲话的共性要求，又要体现不同领导的风格，这些问题把握不好，就很难写出一篇好的讲话材料。
在整体布局上，要防止过于追求系统、完整、面面俱到。在构思和布局上，最容易犯的毛病就是生怕不全面，生怕分量达不到，大一二三里面有 （一）（二）（三），（一）（二）（三）下面还有1、2、3.结果要么是前后之间内容交叉重复，要么是该展开的展不开、该说透的说不透。统筹兼顾，突出重点，既是抓工作的艺术，也是写材料的基本要求。鲁迅说过，宁可将写小说的材料写成速写，也不要将速写的材料写成小说。说的就是这个道理，一个材料的容量总是有限的，想把每个问题都讲得很充分、很新颖是不大可能的，能在几个问题或几个观点上有所突破，讲出点新意来，给人有所启发，就很不错了。所以构思时，一定要把重点突出出来。
动笔之前要先写提纲
写提纲，是作者构思内容的文字化、具体化，这一步对于起草材料至关重要。一是提纲影响材料起草过程，决定材料质量。因为提纲是对材料内容过一定量的积累，形成了思路。这种构思方式，并非一蹴而就，常常会经历一个“难产”的过程。我们往往遇到这样的情形，有时写一个东西时，思路总是打不开，坐在微机前，时间一分一秒地过去，可电脑屏幕上的字还是那么几个。勉强向下写吧，总感觉拖泥带水、进展不顺，很难使自己满意。每当此时，不妨先挑选最容易的几段先写，待我到感觉后，笔锋便渐觉灵活，思维便慢慢打开。
冲动式是指一个题目明确后，在头脑中马上产生一些零碎的“思想点”，冒出一些“火花”，而这些思想点和火花往往是不联贯、不成系统的，常常是东一句、西一句，隐隐约约觉得对材料是有用的。遇到这种情况，要迅速把这些零碎的“思想点”先记在本子上或敲在电脑上，不管它有没有用，甚至不要管它的前后顺序或者句子通顺不通顺。这些东西越多，写好这个材料的把握性就越大。其实，这些东西都是我们头脑中长期积累和沉淀的东西，只不过是遇到了一个 “触发点”，得以发挥出来了。当然，这些不联贯的毛坯，要真正用得上，还必须经过一番深加工、精加工。
受命式是指起草领导讲话，这是机关秘书人员必须具备的基本功，也是比较难以掌握的一门学问。它既要完整准确地领会领导的意图，又要充分发挥秘书人员的能动性和创造性；既要全面、辩证，又要力求讲出有新意和深度；既要有鲜明的思想性、理论性，又要有很强的针对性、指导性；既要用事实说话，又要防止就事论事；既要掌握领导讲话的共性要求，又要体现不同领导的风格，这些问题把握不好，就很难写出一篇好的讲话材料。
在整体布局上，要防止过于追求系统、完整、面面俱到。在构思和布局上，最容易犯的毛病就是生怕不全面，生怕分量达不到，大一二三里面有 （一）（二）（三），（一）（二）（三）下面还有1、2、3.结果要么是前后之间内容交叉重复，要么是该展开的展不开、该说透的说不透。统筹兼顾，突出重点，既是抓工作的艺术，也是写材料的基本要求。鲁迅说过，宁可将写小说的材料写成速写，也不要将速写的材料写成小说。说的就是这个道理，一个材料的容量总是有限的，想把每个问题都讲得很充分、很新颖是不大可能的，能在几个问题或几个观点上有所突破，讲出点新意来，给人有所启发，就很不错了。所以构思时，一定要把重点突出出来。 征求领导意见的材料提纲，仔细一些为好，不仅要列出大小观点，还要写出每个层次内容要点，便于领导深入思考。
构思就像写作一样，没有固定的程序，它往往依托于一定的思想沉淀，在无意的触发中突然闪现。构思材料大体上可以分三种形式，即孕育式、冲动式，受命式。
孕育式就是指心里感到有什么东西要写，但一时又拿不准，迟迟下不了笔。慢慢的这种感受不时被一件件事情所碰撞、所证实，经过一定量的积累，形成了思路。这种构思方式，并非一蹴而就，常常会经历一个“难产”的过程。我们往往遇到这样的情形，有时写一个东西时，思路总是打不开，坐在微机前，时间一分一秒地过去，可电脑屏幕上的字还是那么几个。勉强向下写吧，总感觉拖泥带水、进展不顺，很难使自己满意。每当此时，不妨先挑选最容易的几段先写，待我到感觉后，笔锋便渐觉灵活，思维便慢慢打开。
冲动式是指一个题目明确后，在头脑中马上产生一些零碎的“思想点”，冒出一些“火花”，而这些思想点和火花往往是不联贯、不成系统的，常常是东一句、西一句，隐隐约约觉得对材料是有用的。遇到这种情况，要迅速把这些零碎的“思想点”先记在本子上或敲在电脑上，不管它有没有用，甚至不要管它的前后顺序或者句子通顺不通顺。这些东西越多，写好这个材料的把握性就越大。其实，这些东西都是我们头脑中长期积累和沉淀的东西，只不过是遇到了一个 “触发点”，得以发挥出来了。当然，这些不联贯的毛坯，要真正用得上，还必须经过一番深加工、精加工。
受命式是指起草领导讲话，这是机关秘书人员必须具备的基本功，也是比较难以掌握的一门学问。它既要完整准确地领会领导的意图，又要充分发挥秘书人员的能动性和创造性；既要全面、辩证，又要力求讲出有新意和深度；既要有鲜明的思想性、理论性，又要有很强的针对性、指导性；既要用事实说话，又要防止就事论事；既要掌握领导讲话的共性要求，又要体现不同领导的风格，这些问题把握不好，就很难写出一篇好的讲话材料。
在整体布局上，要防止过于追求系统、完整、面面俱到。在构思和布局上，最容易犯的毛病就是生怕不全面，生怕分量达不到，大一二三里面有 （一）（二）（三），（一）（二）（三）下面还有1、2、3.结果要么是前后之间内容交叉重复，要么是该展开的展不开、该说透的说不透。统筹兼顾，突出重点，既是抓工作的艺术，也是写材料的基本要求。鲁迅说过，宁可将写小说的材料写成速写，也不要将速写的材料写成小说。说的就是这个道理，一个材料的容量总是有限的，想把每个问题都讲得很充分、很新颖是不大可能的，能在几个问题或几个观点上有所突破，讲出点新意来，给人有所启发，就很不错了。所以构思时，一定要把重点突出出来。
动笔之前要先写提纲
写提纲，是作者构思内容的文字化、具体化，这一步对于起草材料至关重要。一是提纲影响材料起草过程，决定材料质量。因为提纲是对材料内容过一定量的积累，形成了思路。这种构思方式，并非一蹴而就，常常会经历一个“难产”的过程。我们往往遇到这样的情形，有时写一个东西时，思路总是打不开，坐在微机前，时间一分一秒地过去，可电脑屏幕上的字还是那么几个。勉强向下写吧，总感觉拖泥带水、进展不顺，很难使自己满意。每当此时，不妨先挑选最容易的几段先写，待我到感觉后，笔锋便渐觉灵活，思维便慢慢打开。
冲动式是指一个题目明确后，在头脑中马上产生一些零碎的“思想点”，冒出一些“火花”，而这些思想点和火花往往是不联贯、不成系统的，常常是东一句、西一句，隐隐约约觉得对材料是有用的。遇到这种情况，要迅速把这些零碎的“思想点”先记在本子上或敲在电脑上，不管它有没有用，甚至不要管它的前后顺序或者句子通顺不通顺。这些东西越多，写好这个材料的把握性就越大。其实，这些东西都是我们头脑中长期积累和沉淀的东西，只不过是遇到了一个 “触发点”，得以发挥出来了。当然，这些不联贯的毛坯，要真正用得上，还必须经过一番深加工、精加工。
受命式是指起草领导讲话，这是机关秘书人员必须具备的基本功，也是比较难以掌握的一门学问。它既要完整准确地领会领导的意图，又要充分发挥秘书人员的能动性和创造性；既要全面、辩证，又要力求讲出有新意和深度；既要有鲜明的思想性、理论性，又要有很强的针对性、指导性；既要用事实说话，又要防止就事论事；既要掌握领导讲话的共性要求，又要体现不同领导的风格，这些问题把握不好，就很难写出一篇好的讲话材料。
在整体布局上，要防止过于追求系统、完整、面面俱到。在构思和布局上，最容易犯的毛病就是生怕不全面，生怕分量达不到，大一二三里面有 （一）（二）（三），（一）（二）（三）下面还有1、2、3.结果要么是前后之间内容交叉重复，要么是该展开的展不开、该说透的说不透。统筹兼顾，突出重点，既是抓工作的艺术，也是写材料的基本要求。鲁迅说过，宁可将写小说的材料写成速写，也不要将速写的材料写成小说。说的就是这个道理，一个材料的容量总是有限的，想把每个问题都讲得很充分、很新颖是不大可能的，能在几个问题或几个观点上有所突破，讲出点新意来，给人有所启发，就很不错了。所以构思时，一定要把重点突出出来。 征求领导意见的材料提纲，仔细一些为好，不仅要列出大小观点，还要写出每个层次内容要点，便于领导深入思考。
公文写作中的类比思维
所谓类比思维，也称“类比法”，就是认识主体根据事物的某些已知属性、特征，推演出该事物在特定情形下的状态和表现形式的一种思维方式。类比思维是一种间接的推理，其可能程度取决于前提中所确认的事物的性质、特征的数量和可靠程度，这些性质、特征与类推所得结论的关系是否密切等等。
类比思维对于公文撰写者之所以重要，是因为公文写作的思维主体是代表公文意志的集体与公文撰写者个体想结合的符合思维主体，公文撰写者个体的思维活动受到公文所代表的领导意图和集体意志的制约，二者在公文写作过程中的思维活动存在着控制和能动的矛盾冲突，而类比思维则能够通过思维主体和思维方式的代换克服公文写作中“双重主体”对立所形成的思维障碍，使二者达到思想、认识的基本同步与表达一致。因此，公文撰写者应注意培养和锻炼自己的类比思维能力，摆脱“自主写作”的常规写作思维模式的束缚，从公文既定作者的角度选题立意、搜集材料、提炼观点、遣词行文以成篇章，使公文成品充分表达领导意图和集体意志，并从中展现公文撰写者个人的智慧和才华。
类比思维的特点分析
1、思维主体与思维方式的对立统一
类比思维简单地说就是模拟思维。公文写作是一种应命写作，其写作动机具有明显的使动性和强制性，公文撰写者首先应具备对公文既定作者身份、角色的类比思维能力，抑制自我表现意识，从公文既定作者的角度出发考虑公文的主题、结构、取材和风格。这个层面上说，类比思维的思维主体与思维方式是分离的、对立的。另一方面，公文撰写者始终是类比思维的唯一思维主体，公文撰写者的思想、情感、理论水平、审美素养和写作技巧等个性因素必然渗透融合于类比思维的整个过程，公文所代表的领导意图和集体意志只有通过公文撰写者的思维加工和技术重组才能得到具体表现，公文其实是经过公文撰写者个体化合后的“意识物态”。从这个层面上说，类比思维的主体和思维方式又是统一的，体现为公文撰写者个体的智慧向公文写作主体价值的充分转化。
2、思维活动中逻辑性与创造性的平行排列
类比思维就其本质首先是一种逻辑思维，这是因为类比思维是从“已然”向“应然”推演的思维活动，公文撰写者运用类比思维进行由此及彼的判断和推理，在公文既定作者先在思想倾向、行为规律与特定前提和环境下公文既定作者可能表现出的知觉和状态之间建立科学的联系，就必须运用分析、综合、比较、抽象、概括、具体化和系统化等思维方法，这些都赋予类比思维逻辑缜密的特征。另一方面，类比思维也是创造性的思维活动，而不是简单的重复和记录。类比思维的逻辑性只是为公文写作标示方向、划定范围，严密的逻辑判断并不意味着公文撰写者写作个性的丧失，相反对公文撰写者的创新能力提出了更高的要求，公文内涵的开掘、材料的充实以及语体风格的把握都需要公文撰写者进行创造性的思维，创造性构成了类比思维在实际运用中的主要特征。可见，逻辑思维和创造性思维在类比思维中互为表里，不可或缺。
3、思维起点单一性与思维路径多样性的有机整合
类比思维作为公文撰写者的写作思维之一，其目的统一于对公文质量的整体性要求之中，即公文撰写者必须从公文所代表的领导意图和集体意志出发进行构思，公文成品必须反映公文既定作者的特点和需求，公文既定作者是类比思维唯一的侍服对象和行为起点，起点单一是类比思维的自然属性。另一方面，类比思维的思维路径是复合的、多向的，这是由公文本身的公务应用目的和信息传递性质决定的。公文的生成、使用过程必然涉及具体的客观事实、既定的接收对象和相应的应用环境等因素，公文成品必须与这些因素相适应。这就要求公文撰写者不仅要熟悉、理解公文既定作者的思想和风格，也要考虑到公文内容、使用环境、作用对象的因素，多方向、多角度进行类比，准确把握公文的主题、结构、取材和语言风格，使公文成品尽可能符合各方面的特点和要求，增强公文的针对性从而提高其使用效益。
类比思维对于公文撰写者之所以重要，是因为公文写作的思维主体是代表公文意志的集体与公文撰写者个体想结合的符合思维主体，公文撰写者个体的思维活动受到公文所代表的领导意图和集体意志的制约，二者在公文写作过程中的思维活动存在着控制和能动的矛盾冲突，而类比思维则能够通过思维主体和思维方式的代换克服公文写作中“双重主体”对立所形成的思维障碍，使二者达到思想、认识的基本同步与表达一致。因此，公文撰写者应注意培养和锻炼自己的类比思维能力，摆脱“自主写作”的常规写作思维模式的束缚，从公文既定作者的角度选题立意、搜集材料、提炼观点、遣词行文以成篇章，使公文成品充分表达领导意图和集体意志，并从中展现公文撰写者个人的智慧和才华。
类比思维的特点分析
1、思维主体与思维方式的对立统一
类比思维简单地说就是模拟思维。公文写作是一种应命写作，其写作动机具有明显的使动性和强制性，公文撰写者首先应具备对公文既定作者身份、角色的类比思维能力，抑制自我表现意识，从公文既定作者的角度出发考虑公文的主题、结构、取材和风格。这个层面上说，类比思维的思维主体与思维方式是分离的、对立的。另一方面，公文撰写者始终是类比思维的唯一思维主体，公文撰写者的思想、情感、理论水平、审美素养和写作技巧等个性因素必然渗透融合于类比思维的整个过程，公文所代表的领导意图和集体意志只有通过公文撰写者的思维加工和技术重组才能得到具体表现，公文其实是经过公文撰写者个体化合后的“意识物态”。从这个层面上说，类比思维的主体和思维方式又是统一的，体现为公文撰写者个体的智慧向公文写作主体价值的充分转化。
2、思维活动中逻辑性与创造性的平行排列
类比思维就其本质首先是一种逻辑思维，这是因为类比思维是从“已然”向“应然”推演的思维活动，公文撰写者运用类比思维进行由此及彼的判断和推理，在公文既定作者先在思想倾向、行为规律与特定前提和环境下公文既定作者可能表现出的知觉和状态之间建立科学的联系，就必须运用分析、综合、比较、抽象、概括、具体化和系统化等思维方法，这些都赋予类比思维逻辑缜密的特征。另一方面，类比思维也是创造性的思维活动，而不是简单的重复和记录。类比思维的逻辑性只是为公文写作标示方向、划定范围，严密的逻辑判断并不意味着公文撰写者写作个性的丧失，相反对公文撰写者的创新能力提出了更高的要求，公文内涵的开掘、材料的充实以及语体风格的把握都需要公文撰写者进行创造性的思维，创造性构成了类比思维在实际运用中的主要特征。可见，逻辑思维和创造性思维在类比思维中互为表里，不可或缺。
3、思维起点单一性与思维路径多样性的有机整合
类比思维作为公文撰写者的写作思维之一，其目的统一于对公文质量的整体性要求之中，即公文撰写者必须从公文所代表的领导意图和集体意志出发进行构思，公文成品必须反映公文既定作者的特点和需求，公文既定作者是类比思维唯一的侍服对象和行为起点，起点单一是类比思维的自然属性。另一方面，类比思维的思维路径是复合的、多向的，这是由公文本身的公务应用目的和信息传递性质决定的。公文的生成、使用过程必然涉及具体的客观事实、既定的接收对象和相应的应用环境等因素，公文成品必须与这些因素相适应。这就要求公文撰写者不仅要熟悉、理解公文既定作者的思想和风格，也要考虑到公文内容、使用环境、作用对象的因素，多方向、多角度进行类比，准确把握公文的主题、结构、取材和语言风格，使公文成品尽可能符合各方面的特点和要求，增强公文的针对性从而提高其使用效益。
类比思维能力的培养和运用
1、建立思维模式
模式是事物运动、转化过程中的必然呈现、是一种反复出现、按一定格式排列的程式，模式思维就是利用模式进行思维的一种思维形式，其特点是直观、求同与定向。在公文写作过程中，一定的思维模式总是对应一定的写作方法和写作风格。应此，建立类比思维的写作模式是应用类比思维的前提和先导。类比思维的思维模式一般是“赋形”作过程中 （领会写作目的） ——路径（确定类比目标）——策略（设计写作方案）——文本（语言文字表达）“四个步骤。这四个步骤是类比思维由意化到物化的中介，构成类比思维的思维操作模型，公文撰写者要在经常、反复的写作实践中养成应用这一思维模型的良好习惯，掌握其特点和规律，使类比思维模式逐步成为感性的、意象的心里！经验和思维定势，在公文写作过程中加以自觉运用。
2、扩充资料储备
古人讲：“不记则思不起”，类比思维最重要的基础就是充分的知识和经验的积累，因为类比思维，是一种典型的再现性思维，必须有明确具体的参照系，公文撰写行对参照系的了解越深入细致，类比思维的意象就越多，公文质量就越有保证。因此，熟练运用类比思维就必须拥有足够的资料储备。首先，要加强学习和积累，广泛涉猎各相关学科的知识，如哲学、政治、历史、文学、法律、管理、现代科技等，从广博的知识中吸取营养，提高理论水平和政治水平，为类比思维奠定坚实的物质基础。其次。要熟悉本单位、本部门、本系统的实际情况，逐步认识特定对象的公务实践活动的性质、地位、职能、功用、历史、现状及其纵向、横向的各种工作关系，了解各级领导者的思想和作风特点，熟悉机关工作的程序和环节，不断积累工作经验和有关的数据资料，建立客观、充实的类比参照系。第三，要对公文的种类、用途、特点、规范等有深入的理解，熟悉公文写作的各种程式和规范，做到“知格”、“识格”，逐步摸索和掌握类比思维在不同公文中的运用程度和表现形式，使类比思维与公文的规范性和格式化特点趋于融合。要广泛研读范文，学习体会公文精品中类比思维的应用技巧，进一步消化、巩固类比思维模式及其运用方法。实现类比思维由感性向理性的跨越。
3、强化操作训练
熟能生巧，公文撰写者只有经常在写作实践中有意识地运用类比思维，才能逐步掌握其规律，稔熟其方法，扩大其积累，通过量的不断累加循序渐进地实现质的提高。实际写作训练中要注意以下几个阶段。在立意阶段，要重点抓好写作路径思维的训练，通过反复的研究和对比，形成进入类比角色的思维能力，能够根据不同公文的写作要求做出灵敏的反应和正确的判断，确定正确的参照系；在行文阶段，主要侧重写作策略思维的训练，根据类比参照系的特点和要求训练材料生成、结构安排能力，以及在具体目的、文体和现实语境、时空背景下的语言表达能力；在修改阶段，则重点训练类比思维的整体运用能力，以准确、适度、平衡为标准，综合考虑各方面的因素，对现有文本的主旨、观点、结构、材料、风格等进行全面的审校和修订，使公文成品与公文内容、既定作者、接收者、使用环境达成最大限度的和谐与一致。
在公文的实际写作过程中，上述几个环节并不是孤立的，而是互相联系、互相渗透的。公文撰写者只有充分了解类比思维的规律和特点，掌握正确的思维方法，在实际写作过程中综合思考、灵活运用，才能充分发挥类比思维的作用，使公文写作水平不断得到提高。
1、建立思维模式
模式是事物运动、转化过程中的必然呈现、是一种反复出现、按一定格式排列的程式，模式思维就是利用模式进行思维的一种思维形式，其特点是直观、求同与定向。在公文写作过程中，一定的思维模式总是对应一定的写作方法和写作风格。应此，建立类比思维的写作模式是应用类比思维的前提和先导。类比思维的思维模式一般是“赋形”作过程中 （领会写作目的） ——路径（确定类比目标）——策略（设计写作方案）——文本（语言文字表达）“四个步骤。这四个步骤是类比思维由意化到物化的中介，构成类比思维的思维操作模型，公文撰写者要在经常、反复的写作实践中养成应用这一思维模型的良好习惯，掌握其特点和规律，使类比思维模式逐步成为感性的、意象的心里！经验和思维定势，在公文写作过程中加以自觉运用。
2、扩充资料储备
古人讲：“不记则思不起”，类比思维最重要的基础就是充分的知识和经验的积累，因为类比思维，是一种典型的再现性思维，必须有明确具体的参照系，公文撰写行对参照系的了解越深入细致，类比思维的意象就越多，公文质量就越有保证。因此，熟练运用类比思维就必须拥有足够的资料储备。首先，要加强学习和积累，广泛涉猎各相关学科的知识，如哲学、政治、历史、文学、法律、管理、现代科技等，从广博的知识中吸取营养，提高理论水平和政治水平，为类比思维奠定坚实的物质基础。其次。要熟悉本单位、本部门、本系统的实际情况，逐步认识特定对象的公务实践活动的性质、地位、职能、功用、历史、现状及其纵向、横向的各种工作关系，了解各级领导者的思想和作风特点，熟悉机关工作的程序和环节，不断积累工作经验和有关的数据资料，建立客观、充实的类比参照系。第三，要对公文的种类、用途、特点、规范等有深入的理解，熟悉公文写作的各种程式和规范，做到“知格”、“识格”，逐步摸索和掌握类比思维在不同公文中的运用程度和表现形式，使类比思维与公文的规范性和格式化特点趋于融合。要广泛研读范文，学习体会公文精品中类比思维的应用技巧，进一步消化、巩固类比思维模式及其运用方法。实现类比思维由感性向理性的跨越。
3、强化操作训练
熟能生巧，公文撰写者只有经常在写作实践中有意识地运用类比思维，才能逐步掌握其规律，稔熟其方法，扩大其积累，通过量的不断累加循序渐进地实现质的提高。实际写作训练中要注意以下几个阶段。在立意阶段，要重点抓好写作路径思维的训练，通过反复的研究和对比，形成进入类比角色的思维能力，能够根据不同公文的写作要求做出灵敏的反应和正确的判断，确定正确的参照系；在行文阶段，主要侧重写作策略思维的训练，根据类比参照系的特点和要求训练材料生成、结构安排能力，以及在具体目的、文体和现实语境、时空背景下的语言表达能力；在修改阶段，则重点训练类比思维的整体运用能力，以准确、适度、平衡为标准，综合考虑各方面的因素，对现有文本的主旨、观点、结构、材料、风格等进行全面的审校和修订，使公文成品与公文内容、既定作者、接收者、使用环境达成最大限度的和谐与一致。
在公文的实际写作过程中，上述几个环节并不是孤立的，而是互相联系、互相渗透的。公文撰写者只有充分了解类比思维的规律和特点，掌握正确的思维方法，在实际写作过程中综合思考、灵活运用，才能充分发挥类比思维的作用，使公文写作水平不断得到提高。
公文写作中的一些细节问题
一、做好准备
“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好哪些准备呢？
一要提高个人的思想修养和学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：“志高者意必远。”写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地“言志”，做到文意深远。另一方面，“读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，假如写经济方面的材料，没有经济学理论作基础，写政党建设的材料，没有政党理论作基础，那是写不出好材料的。所以，平时我们要强化自己的思想境界修养，要增进自己多方面的文化科学知识的素养。
二要掌握领导意图、语言风格。所谓“领导意图”，就是领导对撰写某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。对领导意图，了解得越具体越好，越透彻越好。当然，有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠公文写作人员平时对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就知道写些什么了。“语言风格”就是领导讲话风格和习惯。如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏。这就要求作者经常参加会议，感受气氛，通过多种途径掌握领导的语言风格。 nUB~J$yx
三要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去。公文写作人员，只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现中央和上级党委指示精神，才能保证中央和上级党委指示精神在当地的贯彻和落实。所以，在起草公文前，我们必须通过学习，把近期中央和上级党委指示精神领会深透，把准当前时代的脉搏。这是非常重要的。
四要了解当地实际。各级党委的任务，就是要做好中央和上级党委指示精神与当地实际结合的文章。只有了解当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题和解决问题。要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是不断发展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地了解当地实际，把握新鲜事物，否则，就容易犯“照抄、照搬、照传”的毛病，就容易发生“言之无物，空话连篇”的弊端。这是公文写作的大忌。
五要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料或者是在省市领导来去匆匆，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作，共同完成。经验的做法就是采取“统—分—统”的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。这种方法注意的问题有三：一是根据各自的特长，科学分工。参加的人员有的对工业比较熟悉；有的对农业比较熟悉；有的对外贸比较熟悉；有的对稳定比较熟悉等等，各有特点，要注意发挥他们特长，谁熟悉哪方面的，就写哪一部分，分工负责。二是拟稿人要按提纲去写，如有大的变动，需征得主笔同意，以免走题；对一些细节问题，可以灵活掌握。三是主笔统稿时要把好“四关”，即：“政治关”，看看是否符合中央和上级党委的指示精神，是否符合党的路线、方针、政策；“实际关”，看看是否符合当地实际情况；“结构关”，看看结构是否合理、清楚，有无重复的地方，前后风格是否一致；“文字关”，看看文字表述是否准确，言简意赅。该调整的调整，该删减的删减，该补充的补充。最后，送领导审查、定稿。
“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好哪些准备呢？
一要提高个人的思想修养和学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：“志高者意必远。”写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地“言志”，做到文意深远。另一方面，“读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，假如写经济方面的材料，没有经济学理论作基础，写政党建设的材料，没有政党理论作基础，那是写不出好材料的。所以，平时我们要强化自己的思想境界修养，要增进自己多方面的文化科学知识的素养。
二要掌握领导意图、语言风格。所谓“领导意图”，就是领导对撰写某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。对领导意图，了解得越具体越好，越透彻越好。当然，有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠公文写作人员平时对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就知道写些什么了。“语言风格”就是领导讲话风格和习惯。如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏。这就要求作者经常参加会议，感受气氛，通过多种途径掌握领导的语言风格。 nUB~J$yx
三要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去。公文写作人员，只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现中央和上级党委指示精神，才能保证中央和上级党委指示精神在当地的贯彻和落实。所以，在起草公文前，我们必须通过学习，把近期中央和上级党委指示精神领会深透，把准当前时代的脉搏。这是非常重要的。
四要了解当地实际。各级党委的任务，就是要做好中央和上级党委指示精神与当地实际结合的文章。只有了解当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题和解决问题。要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是不断发展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地了解当地实际，把握新鲜事物，否则，就容易犯“照抄、照搬、照传”的毛病，就容易发生“言之无物，空话连篇”的弊端。这是公文写作的大忌。
五要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料或者是在省市领导来去匆匆，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作，共同完成。经验的做法就是采取“统—分—统”的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。这种方法注意的问题有三：一是根据各自的特长，科学分工。参加的人员有的对工业比较熟悉；有的对农业比较熟悉；有的对外贸比较熟悉；有的对稳定比较熟悉等等，各有特点，要注意发挥他们特长，谁熟悉哪方面的，就写哪一部分，分工负责。二是拟稿人要按提纲去写，如有大的变动，需征得主笔同意，以免走题；对一些细节问题，可以灵活掌握。三是主笔统稿时要把好“四关”，即：“政治关”，看看是否符合中央和上级党委的指示精神，是否符合党的路线、方针、政策；“实际关”，看看是否符合当地实际情况；“结构关”，看看结构是否合理、清楚，有无重复的地方，前后风格是否一致；“文字关”，看看文字表述是否准确，言简意赅。该调整的调整，该删减的删减，该补充的补充。最后，送领导审查、定稿。
二、谋篇布局
文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，所以在确立了公文的主旨后，就要围绕主旨对整个公文结构进行谋篇布局，考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系，使其“首位开阖，繁简奇飞，各极其度。”
（一）、基本要求
一是完整连贯，首尾圆合。所谓完整是指文章的结构布局有头有尾，首尾圆合，通篇一体，连贯就是通篇一贯。要求文章的部分与部分之间，片断与片断之间，前言与后语之间，都要紧密连接，以一贯之，结构严谨、完美。二是疏密相间，错落有致。我们在安排层次和段落时，长短要适当搭配，其密度不要均等，要根据公文主题表达的需要，有详密、有疏落，使全篇布局疏密相间，错落有致。总之，要有的放矢，合理安排，才能使公文错综其势，舒缓自如，给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感。三是波澜起伏，曲折变化。“文似看山不喜平。”文章布局应该崇曲忌直。谋篇布局的波澜起伏和曲折变化，反映了客观事物的错综复杂和发展变化，同时，也能满足读者、听者的审美要求。但是，必须合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使开合、起落、曲直、伸缩等等，恰到好处。
（二）基本内容
文章的结构包括内部结构和外部结构两种。
1、内部结构。所谓文章的内部结构，就是文章思路的内在逻辑结构。在叙述性文体里，称之为“线索”；议论性、说理性文体里，称之为“脉络”。不管什么文体，只要有一贯到底的思路，一脉贯通的逻辑，它就必然有一缕贯穿的线索和脉络。思路是线索和脉络的基础；线索和脉络是思路的表现形式。文章的主题、人物、事物、中心事件、感情等都可以为线索，如《项链》以项链这一事物为线索，《红楼梦》以爱情悲剧为中心线索等，线索无形地穿梭着全文的人物、事件和景物，构成严谨的艺术整体。作为党委机关，我们平时处理的公文主要是说理性质的文体，基本遵循“提出问题——分析问题——解决问题”的脉络形态，它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性，即：分清先后顺序，有条不紊地表达思想；合乎逻辑，合乎人们的思维形式，使文章流畅贯通；思想脉络细密周严，没有缝隙，没有漏洞。
2、外部结构。所谓外部结构，就是文章的外部存在形式。它的主要内容包括：一是层次和段落。层次是指文章各部分内容表达的次序，它着眼于思想内容的划分，段落是行文时自然形成的基本单位，它侧重于文字表达的需要。层次和段落既有区别，又有联系：层次着眼于思想内容的划分，段落侧重于文字表达的需要；一般来讲，层次大于段落，即几个段落表达一个层次，但也有时段落的划分恰好与层次一致，二者相等；层次安排方式有总分式、并列式、递进式和对比式，根据作者的思想或者线索来决定，段落划分强调的是集中、完整和匀称。二是过渡和照应。过渡和照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段。过渡在文章中起承上启下的作用，它使先后相关的两个层次和段落上下连贯，前后衔接。照应就是文章前后内容关照呼应，能使结构严密，脉络连贯。三是开头和结尾。古人语“起句当如爆竹，骤响易彻，结句当如撞钟，清音有余。”所以“虎头龙尾”是好文章的半壁江山，当然，怎样开头和结尾，应从文章的整体出发，有利于主题的表达达和全文各部分的和谐。公文开头多用开篇点题式：开门见山，起句发意，直接揭示主旨，如《背影》，“我与父亲不相见已二年余了，我最不能忘记的是他的背影”；句句夺目，先声诱人，起句漂亮，触及中心，富有魅力，让人一见钟情，如杜牧《阿房宫赋》，“六王毕，四海一。蜀山兀，阿房出”；落笔入题，说明缘由，交代作者写作的缘由；开头总说，提摄全文，先揭示文章的中心，然后再分说。公文、特别是领导讲话稿的结尾方式一般有两种：醒明主旨，篇末点题；展望未来，鼓励斗志，向人们提出希望，发出号召，指明方向，鼓舞人们为实现它去努力奋斗。
文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，所以在确立了公文的主旨后，就要围绕主旨对整个公文结构进行谋篇布局，考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系，使其“首位开阖，繁简奇飞，各极其度。”
（一）、基本要求
一是完整连贯，首尾圆合。所谓完整是指文章的结构布局有头有尾，首尾圆合，通篇一体，连贯就是通篇一贯。要求文章的部分与部分之间，片断与片断之间，前言与后语之间，都要紧密连接，以一贯之，结构严谨、完美。二是疏密相间，错落有致。我们在安排层次和段落时，长短要适当搭配，其密度不要均等，要根据公文主题表达的需要，有详密、有疏落，使全篇布局疏密相间，错落有致。总之，要有的放矢，合理安排，才能使公文错综其势，舒缓自如，给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感。三是波澜起伏，曲折变化。“文似看山不喜平。”文章布局应该崇曲忌直。谋篇布局的波澜起伏和曲折变化，反映了客观事物的错综复杂和发展变化，同时，也能满足读者、听者的审美要求。但是，必须合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使开合、起落、曲直、伸缩等等，恰到好处。
（二）基本内容
文章的结构包括内部结构和外部结构两种。
1、内部结构。所谓文章的内部结构，就是文章思路的内在逻辑结构。在叙述性文体里，称之为“线索”；议论性、说理性文体里，称之为“脉络”。不管什么文体，只要有一贯到底的思路，一脉贯通的逻辑，它就必然有一缕贯穿的线索和脉络。思路是线索和脉络的基础；线索和脉络是思路的表现形式。文章的主题、人物、事物、中心事件、感情等都可以为线索，如《项链》以项链这一事物为线索，《红楼梦》以爱情悲剧为中心线索等，线索无形地穿梭着全文的人物、事件和景物，构成严谨的艺术整体。作为党委机关，我们平时处理的公文主要是说理性质的文体，基本遵循“提出问题——分析问题——解决问题”的脉络形态，它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性，即：分清先后顺序，有条不紊地表达思想；合乎逻辑，合乎人们的思维形式，使文章流畅贯通；思想脉络细密周严，没有缝隙，没有漏洞。
2、外部结构。所谓外部结构，就是文章的外部存在形式。它的主要内容包括：一是层次和段落。层次是指文章各部分内容表达的次序，它着眼于思想内容的划分，段落是行文时自然形成的基本单位，它侧重于文字表达的需要。层次和段落既有区别，又有联系：层次着眼于思想内容的划分，段落侧重于文字表达的需要；一般来讲，层次大于段落，即几个段落表达一个层次，但也有时段落的划分恰好与层次一致，二者相等；层次安排方式有总分式、并列式、递进式和对比式，根据作者的思想或者线索来决定，段落划分强调的是集中、完整和匀称。二是过渡和照应。过渡和照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段。过渡在文章中起承上启下的作用，它使先后相关的两个层次和段落上下连贯，前后衔接。照应就是文章前后内容关照呼应，能使结构严密，脉络连贯。三是开头和结尾。古人语“起句当如爆竹，骤响易彻，结句当如撞钟，清音有余。”所以“虎头龙尾”是好文章的半壁江山，当然，怎样开头和结尾，应从文章的整体出发，有利于主题的表达达和全文各部分的和谐。公文开头多用开篇点题式：开门见山，起句发意，直接揭示主旨，如《背影》，“我与父亲不相见已二年余了，我最不能忘记的是他的背影”；句句夺目，先声诱人，起句漂亮，触及中心，富有魅力，让人一见钟情，如杜牧《阿房宫赋》，“六王毕，四海一。蜀山兀，阿房出”；落笔入题，说明缘由，交代作者写作的缘由；开头总说，提摄全文，先揭示文章的中心，然后再分说。公文、特别是领导讲话稿的结尾方式一般有两种：醒明主旨，篇末点题；展望未来，鼓励斗志，向人们提出希望，发出号召，指明方向，鼓舞人们为实现它去努力奋斗。
公文写作常见错误例析
上海市政府转发《教育部关于进一步做好进城务工 就业农民子女义务教育工作的意见》的通知
各区（县）教育局、直属机构：
现将《教育部关于进一步做好进城务工就业农民子女义务教育工作的意见》（教办发[2003] ××号）转发给你们，请认真遵照执行。
做好进城务工就业农民子女义务教育工作，是实践“三个代表”重要思想的具体体现，也是各级教育职能部门的共同责任。各级部门要按照教育部的意见要求，和其他政府部门紧密配合，结合实际，因地制宜，规范管理，加强指导，确保将这项工作做实、做细、做好。对已经出现的问题要根据《意见》精神妥善处理，不可敷衍了事。
上海市人民政府
2004年2月10日
上文主要错误：1、行文方向错误——上海市政府转发的文件当发往区县级政府和市政府各直属机构，不应该发往区县级教育局。2、日期表达错误。
改法一：1）将原主送机关改为“各区县政府，各直属机构”；2）将第二段中“各级教育职能部门”改为“各级政府部门”；3）后面表达也作相应修改（此处略）；4）“2004年2月10日”改为“二00四年二月十日”；5）落款“上海市人民政府”省去。
改法二：1）将标题上的“上海市政府”改为“上海市教委”；2）将“和其他政府部门紧密配合”改为“在当地政府的领导下”；3）去掉落款“上海市人民政府”；4）“2004年2月10日”改为“二00四年二月十日”
关于A厂司机私自开车去海滨浴场游玩的通报
今年10月1日，第一分厂司机李三以磨合汽车为借口，私自开车带着三人从分厂去海滨浴场游玩。于当天中午到达海滨浴场，当日夜间12点返回分厂。往返全程600多公里。
李三此次私自开车去海滨浴场玩，目无厂纪，违反了最近专门制定的车管条理，明知故犯，错误是严重的。车队负责人在问题发生后也未及时报告。为了严肃纪律，更好的贯彻执行公司的规定，以及教育本人和广大职工，经公司研究决定：对司机李三所犯错误予以通报批评，并令其在车队进行深刻检查；扣发三个月奖金，并补交所耗的汽油费。
望各厂接此通报后，组织车队同志学习、讨论，从中吸取教训。各厂要加强对车队的管理，配备专责车管人员，建立健全各项规章制度，使车管水平提高一步。
2005年9月10日
主要问题：1、标题不完整，“关于”后面加一个动词“处罚”；2、缺主送机关。按找文意，改通报为集团公司所发，当写明主送单位；3、错别字 ，“条例”写成了“条理”；4、缺落款发文单位名称；5、日期改写成“二00五年九月十日”
某某省人民政府办公厅
关于申请拨款维修省府机关办公室的请示
省人民政府、省财政厅：
省府机关办公室都是五十、六十年代修建的，不少门窗破烂，漏水严重，急需维修。为保证省府机关正常办公，请拨给房屋修缮费十万元。
当否请核示。
某某省人民政府办公厅
2005年3月1日
主要问题：1、多头主送，删去“省人民政府”2、行文方向错误。省人民政府办公厅申请款项 当向省财政厅申请，所以主送机关改为“省财政厅”。3、参照正确的行文方向，原文文种错用，当用“函”，不该用“请示”（作相应修改）；4、“当否请核示”删去；5、时间“2005年3月1日”改为“二00五年三月一日”。
各区（县）教育局、直属机构：
现将《教育部关于进一步做好进城务工就业农民子女义务教育工作的意见》（教办发[2003] ××号）转发给你们，请认真遵照执行。
做好进城务工就业农民子女义务教育工作，是实践“三个代表”重要思想的具体体现，也是各级教育职能部门的共同责任。各级部门要按照教育部的意见要求，和其他政府部门紧密配合，结合实际，因地制宜，规范管理，加强指导，确保将这项工作做实、做细、做好。对已经出现的问题要根据《意见》精神妥善处理，不可敷衍了事。
上海市人民政府
2004年2月10日
上文主要错误：1、行文方向错误——上海市政府转发的文件当发往区县级政府和市政府各直属机构，不应该发往区县级教育局。2、日期表达错误。
改法一：1）将原主送机关改为“各区县政府，各直属机构”；2）将第二段中“各级教育职能部门”改为“各级政府部门”；3）后面表达也作相应修改（此处略）；4）“2004年2月10日”改为“二00四年二月十日”；5）落款“上海市人民政府”省去。
改法二：1）将标题上的“上海市政府”改为“上海市教委”；2）将“和其他政府部门紧密配合”改为“在当地政府的领导下”；3）去掉落款“上海市人民政府”；4）“2004年2月10日”改为“二00四年二月十日”
关于A厂司机私自开车去海滨浴场游玩的通报
今年10月1日，第一分厂司机李三以磨合汽车为借口，私自开车带着三人从分厂去海滨浴场游玩。于当天中午到达海滨浴场，当日夜间12点返回分厂。往返全程600多公里。
李三此次私自开车去海滨浴场玩，目无厂纪，违反了最近专门制定的车管条理，明知故犯，错误是严重的。车队负责人在问题发生后也未及时报告。为了严肃纪律，更好的贯彻执行公司的规定，以及教育本人和广大职工，经公司研究决定：对司机李三所犯错误予以通报批评，并令其在车队进行深刻检查；扣发三个月奖金，并补交所耗的汽油费。
望各厂接此通报后，组织车队同志学习、讨论，从中吸取教训。各厂要加强对车队的管理，配备专责车管人员，建立健全各项规章制度，使车管水平提高一步。
2005年9月10日
主要问题：1、标题不完整，“关于”后面加一个动词“处罚”；2、缺主送机关。按找文意，改通报为集团公司所发，当写明主送单位；3、错别字 ，“条例”写成了“条理”；4、缺落款发文单位名称；5、日期改写成“二00五年九月十日”
某某省人民政府办公厅
关于申请拨款维修省府机关办公室的请示
省人民政府、省财政厅：
省府机关办公室都是五十、六十年代修建的，不少门窗破烂，漏水严重，急需维修。为保证省府机关正常办公，请拨给房屋修缮费十万元。
当否请核示。
某某省人民政府办公厅
2005年3月1日
主要问题：1、多头主送，删去“省人民政府”2、行文方向错误。省人民政府办公厅申请款项 当向省财政厅申请，所以主送机关改为“省财政厅”。3、参照正确的行文方向，原文文种错用，当用“函”，不该用“请示”（作相应修改）；4、“当否请核示”删去；5、时间“2005年3月1日”改为“二00五年三月一日”。
公文写作中的礼仪知识
文书礼仪涉及各行各业的礼仪规范，是职业交往中必不可少的关键环节。在特定的时间内，及时准确的礼貌文书，可以表现个人及企业的良好风范。文书礼仪还包括一般的书信礼仪，对个人而言，这体现了其基本的文化素质。因此，无论从事什么职业，都应该了解文书礼仪，在纸面上做到礼貌周到、有礼有节。
职业文书翔实准确
文书礼仪包括范围相当广泛， 在工作过程中单位与单位、个人与个人、个人与单位都有可能形成一定的书信关系，比如邀请函、传真等，在撰写时应当力求准确、适当地表达出礼仪上的要求，根据不同的时机和对象，把文书写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式。
全称体现礼貌
职业文书类型广泛，包括贺函、贺电；感谢信、感谢电和感谢公告；邀请函、邀请电和复件；国书、全权证书、授权证书、委任书等，还包括一些事项通知。
需要特别指出的是，职业礼仪文书应注意在文字中的名字、名称，在第一次出现时都应使用全称。比如文电中的外国国名，如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名要用全称。
称谓表现尊重
在文书中对对方在社会中的职务、职称、地位的称呼，称为公职位。如主席、总理、部长、局长、校长、主任、经理、董事、会长、秘书长、理事等。如果收信人有过两种以上的职务（或职衔），甚至同时身兼数职，就需要选择一个适当的称呼。选择的原则是视书信内容与受信人的哪个职位关系密切。如受信人从前是寄信人的老师，现在当了局长，而寄信人的书信重点是叙师生情谊，那么这封信的称谓就应以表示师生关系为宜。
文书礼体现尊敬谦虚
科技文明日新月异，人际间的交往沟通变得越发快捷。但越是如此，书信在现代生活中越显得礼数周到，亲笔信就体现着对对方的尊敬有加。
古人曾在书信中表现出“自谦而敬人”的美德。清华大学历史系彭林教授在谈到书信礼时，曾提到书信中的敬称称呼是向对方表明尊重，一般用古代的爵称，君、公等，也可在称谓前加敬字，或者称字和号。像夫人一词，是专用来称对方或他人妻子的，也包含尊敬的意思，但称呼自己的妻子为我夫人就不合适了。古人“自谦而敬人”的做人原则在书信中表现为对别人用敬称的同时自己用谦称。
书信礼更多的是一种礼仪规范，但所折射的却是中华民族几千年来尊敬谦虚的传统美德。现代人写信的机会越来越少，大多数人都已经习惯使用E－mail，但其实一些基本的原则，比如书信的结构敬语称呼等还是应该和传统书信一样。
礼仪扼要：
电子邮件写作礼仪
（1）要小心写在E－mail里的每一个字，每一句话。因为现在法律规定E－mail也可以作为法律证据。所以发E－mail时要小心，如果对公司不利，千万不要写上，如报价等。发邮件时一定要慎重。
（2） 邮件讯息不要太冗长。这样不会引起别人的注意，别人也没有兴趣看下去。
（3） 不要在邮件末端列出对方的地址。因为对方知道自己的地址，不用写，写上反而会令对方感觉不太好。
（4） 发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。给人细心、体贴的感觉，而且让人意识到这个文件的重要性。
传真接收发送礼仪
（1） 需要发送或接收传真时，如果需要人工呼叫，在接听电话时口齿清晰地说“你好”，然后报出自己的公司名称和部门名称。交流时语气要热诚、口音清晰、语速平缓。电话语言要准确、简洁、得体。音调要适中，说话的态度要自然。
（2）发送传真时应仔细查阅相关资料，传真应当包括联系信息、日期和页数，应尽量写清接收人的全名。
职业文书翔实准确
文书礼仪包括范围相当广泛， 在工作过程中单位与单位、个人与个人、个人与单位都有可能形成一定的书信关系，比如邀请函、传真等，在撰写时应当力求准确、适当地表达出礼仪上的要求，根据不同的时机和对象，把文书写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式。
全称体现礼貌
职业文书类型广泛，包括贺函、贺电；感谢信、感谢电和感谢公告；邀请函、邀请电和复件；国书、全权证书、授权证书、委任书等，还包括一些事项通知。
需要特别指出的是，职业礼仪文书应注意在文字中的名字、名称，在第一次出现时都应使用全称。比如文电中的外国国名，如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名要用全称。
称谓表现尊重
在文书中对对方在社会中的职务、职称、地位的称呼，称为公职位。如主席、总理、部长、局长、校长、主任、经理、董事、会长、秘书长、理事等。如果收信人有过两种以上的职务（或职衔），甚至同时身兼数职，就需要选择一个适当的称呼。选择的原则是视书信内容与受信人的哪个职位关系密切。如受信人从前是寄信人的老师，现在当了局长，而寄信人的书信重点是叙师生情谊，那么这封信的称谓就应以表示师生关系为宜。
文书礼体现尊敬谦虚
科技文明日新月异，人际间的交往沟通变得越发快捷。但越是如此，书信在现代生活中越显得礼数周到，亲笔信就体现着对对方的尊敬有加。
古人曾在书信中表现出“自谦而敬人”的美德。清华大学历史系彭林教授在谈到书信礼时，曾提到书信中的敬称称呼是向对方表明尊重，一般用古代的爵称，君、公等，也可在称谓前加敬字，或者称字和号。像夫人一词，是专用来称对方或他人妻子的，也包含尊敬的意思，但称呼自己的妻子为我夫人就不合适了。古人“自谦而敬人”的做人原则在书信中表现为对别人用敬称的同时自己用谦称。
书信礼更多的是一种礼仪规范，但所折射的却是中华民族几千年来尊敬谦虚的传统美德。现代人写信的机会越来越少，大多数人都已经习惯使用E－mail，但其实一些基本的原则，比如书信的结构敬语称呼等还是应该和传统书信一样。
礼仪扼要：
电子邮件写作礼仪
（1）要小心写在E－mail里的每一个字，每一句话。因为现在法律规定E－mail也可以作为法律证据。所以发E－mail时要小心，如果对公司不利，千万不要写上，如报价等。发邮件时一定要慎重。
（2） 邮件讯息不要太冗长。这样不会引起别人的注意，别人也没有兴趣看下去。
（3） 不要在邮件末端列出对方的地址。因为对方知道自己的地址，不用写，写上反而会令对方感觉不太好。
（4） 发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。给人细心、体贴的感觉，而且让人意识到这个文件的重要性。
传真接收发送礼仪
（1） 需要发送或接收传真时，如果需要人工呼叫，在接听电话时口齿清晰地说“你好”，然后报出自己的公司名称和部门名称。交流时语气要热诚、口音清晰、语速平缓。电话语言要准确、简洁、得体。音调要适中，说话的态度要自然。
（2）发送传真时应仔细查阅相关资料，传真应当包括联系信息、日期和页数，应尽量写清接收人的全名。