主讲内容：会议管理(二)
5.会务机构分工的要求
会务机构分工主要是指会议组织部分和人员落实。
(1) 要根据会议的规模和类型组织人员队伍
(2) 会务机构要分工明确，责任到人。
(3) 加强协调，定期沟通
(三)工作程序
会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会—分成筹备小组—形成筹备方案—领导审核方案
(四)注意事项
1.电话会议语言使用的注意事项
讲话内容要集中、准确地体现会议的主题，尽可能进行讲话演练并做好时间估算，保证讲话能按照规定的时间进行和结束，讲话内容要简明通俗易懂，尽量不使用方言和拗口和容易产生歧义的字词和语句
2.安排座位的注意事项
(1) 中、大型会议事先画好区域，贴好标识牌
(2) 在一些表彰的大会上，应将被表彰者安排在前排
(3) 要注意分清上下座
(4) 中小型会议方案拟出后要交出上司审核再行部署。
3.会前准备工作的基本要求
(1) 充分
(2) 周密
(3) 安全
(五)相关链接
1.会议筹备方案与会议策划方案的区别与联系
会议策划方案一般包含会议筹备方案和会议预算方案。会议策划是对会议做整体的计划，涉及到参与举办会议的各个部门和各种关系，由策划人将各种关系和矛盾调整统一，最后形成一套合理可行的方案和流程。而会议筹备方案一般是在策划方案的基础上侧重于会议准备工作的组织和实施。它通常不包括会议前期的宣传、营销等方面的内容。
2.会议座位安排的方法
(1) 较大型会场的座次安排
(2) 中小型会议的安排
一般在会议室、会议厅或临时设置的会客室进行，可摆出方拱形、半月形、椭圆形、圆形
3.主席台座次的安排
(1) 依职务的高度和选取的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次安排
(2) 为了工作的便利起见，会议主持人有时需做在前排的边座就座
(3) 主席台的每个座位左侧放置姓名台签
二、检查会务准备的筹备情况
(二)会务筹备程序
1. 开会检查程序
(1) 会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，并由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小组。
(2) 会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知
(3) 召开筹备检查协调会，听取汇报，并在会场现场解决各种需要协调的问题
(4) 汇报会后要以电话、现场指导方式对检查中发现的问题予以催办和落实。
2. 现场检查的程序
(1) 先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门
(2) 将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总
(3) 按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目都要有明确的记录
(4) 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、会议和文件等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。
(三)注意事项
1.会议筹备情况检查的汇报材料
(1) 汇报材料事先要认真核实
(2) 汇报材料要突出问题，提出对策，注重实效
(3) 汇报材料要有量化检查的数据，不能过于笼统
2.对检查发现问题的纠正
(1) 对问题的性质和范围进行分析确定影响程度
(2) 找出原因，寻找解决的方法
(3) 在人财物等方面做好纠正的相应准备
(4) 责任到人，抓紧落实
三、审核会议文件
(一)相关知识
1.会议文件的类型
会议文件主要包括大会的主报告、大会发言单位的材料、会议日程表、参加会议人员的名单、住宿安排、作息时间表
(1) 有关会议立项方面的文件
如:关于召开会议的请示、关于召开会议的批复
3.审核会议文件的方法
(1) 对校法，适用于定稿上改动较多的文件，是将定稿置于校对者左方或上方校样置于右方或下方，逐字逐句核对
(2) 折校法，设用于整洁，改动不多的文稿，
(3) 读校法，适用于定稿内容浅显易懂生僻字、专用术语较少的定稿，指校对时一人读定稿一人审看校样
(二)工作程序
(1) 由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关。
(2) 由主管秘书进行会议文件的初审
(3) 如会议文件的内容涉及的部门较多，要进行必要的会审
(4) 在会议文件审核修改之后，要由主要领导或主管领导进行终审
四、与领导沟通会议的有关事宜
(一)相关知识
1. 与领导沟通会议有关事宜的意义
(1) 可以使会议筹备工作更加提高效率
(2) 为会议准时，成功召开打下基础
(3) 有利于会议目标的实现，提高会议的效率
(4) 更好的了解自己工作的意义，发挥更大的作用
2. 与领导沟通会议有关事宜的原则
(1) 时间性原则
(2) 及时性原则
(3) 全面性原则
3. 与领导沟通会议有关事宜的方法
(1) 定期向领导提交书面报告
(2) 由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况
(3) 领导亲自参加有关会议
(4) 其他途径，如：通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导汇报工作
4. 与领导沟通会议有关事宜的时机
(1) 会议筹备阶段
(2) 会中阶段
(3) 会后阶段
(一) 工作程序
(1) 明确会议的目标
A. 明确会议领导与各小组的任务
B. 明确会议涉及到的范围
C. 会议工作的质量标准
D. 达到的阶段性目标
E. 处理意外情况的时间
(2) 明确沟通会议有关事宜的方法和途径
(3) 确定沟通的时间、地点以及参加人员、制定会议记录人员
(4) 检查沟通过程中所需要的各类文件等资料
(5) 向领导汇报会议筹备情况的进展，并讲明会议筹备或举行中的难题
(6) 听取领导指示，进行双向讨论，完成会议记录
(7) 将记录通过某种方式送给领导
(二) 注意事项
(1) 对领导的指示和讨论的结果尽快落实
(2) 要坚持与会议的主管领导保持定期沟通
(3) 在会前、会中、会后不同时期的沟通中，要突出各自的重点
(三) 相关链接
1. 分配会议组织与服务工作应考虑的因素
(1) 成员工作经验的多少
(2) 承担的工作总量
(3) 统筹分配任务
(4) 考虑会议成员的特长爱好
(5) 共同讨论如何分配工作
(6) 灵活调整工作任务
2. 会议协调
是指会议组织者受上级领导的委托，通过各种方式、手段妥善地协调、处理各种关系、矛盾和纠纷、其目的是保证会议的胜利召开、顺利进行和圆满结束。
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