提供会议地点的备选方案

　　1、会议地点选择的要求：(06年11月)

　　考虑的因素：

　　(1)交通便利。 (2)会场的大小应与会议规模相符。 (3)场地要有良好的设备配制。

　　(4)场地应不受外界干扰。 (5)应考虑有无停车场所。 (6)场地租借的成本必须合理。

　　2、会议酒店的类型划分：

　　按类型分：商务型、度假型。

　　按地点分：位于市中心、位于市郊。

　　3、工作程序

　　(1)会议目的与形态 (2)实质上的需求、与会者的期望

　　(3)列出选择会议场地需求的工作清单：

　　所在地区情况 会场的环境 会议地点的设施

　　(4)确定会议场地

　　随意抽查的内容：一个单人房间、一个双人房间、一个套房的设备。

　　(5)对会议地点进行确认

　　★ 随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。(06年11月)

　　(6)签订书面合同

　　合同应包括的细节：

　　① 确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。

　　② 确定保证的客房间数。 ③ 确定有旅馆提供的免费商品和服务。

　　④ 说明特殊设备安装活改装,是否需要增加特别人员,服务或设施,并明确开支怎样负担。

　　⑤ 确定预定和开票手续,包括组织方为宾客承担财务责任的限度。

　　⑥ 列明应向参加者个人直接收取的费用。

　　⑦ 指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或作后期限。

　　4、广泛收集会议地点的信息

　　(1) 会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题。

　　(2) 只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观。 (3) 不要出于个人原因再次参观酒店。

　　(4) 不要带家属同行参观。 (5) 要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至。

　　(6) 要考虑另外一两家酒店作为备选。

　　5、实地考察会议地点的注意事项