第二节　办公环境管理

　　本节重点

　　通过学习本节内容，能够使学习者了解秘书整理的办公环境的范围，掌握整理办公环境的技巧，从而为创造良好的办公环境做出应有的努力。

　　一、保持工作环境整洁

　　保持和创造科学、良好的工作环境，是秘书人员的职责。一个和谐、美观、整洁、舒适和安静的工作场所，必然有助于办公室日常工作的完成，也有利于秘书人员的健康。

　　(一)相关知识

　　1.办公环境的构成要素

　　办公环境主要包括硬环境和软环境两部分。

　　(1)硬环境

　　硬环境主要包括办公室(会客室、接待室)内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在的客观条件。

　　①绿化环境。

　　②空气环境。

　　③光线环境。

　　④声音环境。

　　(2)软环境

　　软环境主要包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。

　　办公室工作是要由人来做的，工作效果的好坏，人的因素很重要。因此，软环境准备要注意以下两点：

　　①改善工作场所的人际环境。

　　②提高接待人员个人素质。

　　2.上司工作环境的要求

　　上司工作环境是指上司的办公室、办公间以及上司使用的办公设备和用品。

　　要保持地面、台面、电脑、办公设备、家具等处的清洁、整齐。

　　3.个人工作环境的要求

　　个人办公区是指秘书人员自己的办公室、办公间以及直接用于个人办公的设备和用品。

　　(1)保持台面、地面、电脑、办公设备、家具、窗帘以及门窗墙壁等处的清洁。

　　(2)经常保持办公桌面的清洁、整齐、美观，不乱放零散物品，不放置个人的生活用品。

　　(3)电话按键和听筒、电脑键盘要经常用酒精棉消毒。

　　(4)来访者用过的茶具应及时清洁干净，并重新摆好，用过的一次性口杯应及时清理。

　　(5)保持电脑、电话等办公自动化设备的线路整齐，经常检查线路是否有破损情况，检查电源插头是否有松动等不安全的情况。

　　(6)报纸、杂志、资料、文件等要及时进行清理，摆放到文件柜等固定地点存放。

　　(7)每天下班前，要认真检查一下电脑、电灯、空调等是否关闭，抽屉、柜门等是否上好锁。

　　(二)示例分析

　　秘书初萌每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。

　　秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。

　　秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。

　　点评：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序，直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。

　　(三)工作程序

　　加强对日常环境的管理，营造一个令人神静心怡的工作环境，是公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。

　　秘书对日常环境的管理包括3个方面的内容，即个人工作区的环境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。

　　1.保持你所参与的公共区域整洁

　　(1)要保持上司会客室和会议室的清洁，在来访客人离开及会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。

　　(2)正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。

　　(3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放归原处，保持整洁有序。

　　(4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。

　　2.保持你的上司的工作环境的整洁

　　(1)经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。

　　(2)每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。

　　(3)经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。

　　(4)对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机;对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。

　　(5)上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。

　　(6)经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行处理，时刻保持良好的状态。

　　3.整理个人工作环境

　　办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间，所以在布置自己的办公桌时，既要使自己感觉舒适，又要保持桌面上有条不紊。有了整齐清洁的办公环境，不仅可以提高工作效率，还有助于提升专业形象，甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光，并成为典范，对办公室人际关系也有意想不到的益处。

　　(1)办公桌的必备物品及其整理

　　摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。

　　①电话。

　　②电脑。

　　③参考书。

　　④文具用品盒。

　　⑤文件夹。

　　⑥办公桌抽屉。

　　(2)整理办公桌的技巧

　　要想快速治理办公桌的混乱局面，营造出高效率的办公环境，可以采取以下5个步骤：

　　①将不常用的东西转移到其他的地方。

　　②清理过期的文件。

　　③注意你的电脑显示器。

　　④充分利用办公空问。

　　⑤清理旧的阅读材料。

　　(四)相关链接

　　老板办公室的“隐形杀手”最多

　　权威部门研究显示，现代办公室里污染严重，特别是老板的办公室。“经检测，平均甲醛超标6.68倍，苯超标2.6倍，甲苯超标2.7倍，二甲苯超标2.3倍，TVOC(有机挥发物)超标3.4倍。”这是在最近的一次室内环境检测中，北京一家研究机构对办公室的检测数据。国家环境分析测试中心的一位高级工程师说，类似的办公室在各类写字楼中还有很多。

　　这位权威人士说，从大楼建筑到室内装修，再到家具布置、办公设备布置，甚至包括办公用品的使用过程，每一个环节都有可能带来污染。’如建筑材料中加入的防冻剂会渗出有毒气体氨;油漆、胶合板等装修材料可能含有甲醛、甲苯、乙醇、氯仿等;激光打印机会产生臭氧，喷墨打印机则会带来可吸入颗粒物;涂改液等也含有对呼吸系统、神经系统有刺激的一氧化碳、二氯甲烷等物质。可以说，办公室里的隐形杀手比比皆是。

　　让人不可思议的是，根据国家环境分析测试中心历年来的测试，在办公楼中老板等高级管理人员的办公室污染最严重。

　　权威人士解释说，超标的污染物主要是TVOC(挥发性有机物)和甲醛等。这主要由于高级管理人员办公室里的装修更为高档而家具也较多。他介绍说，TVOC主要来自地毯、皮质沙发等高档办公家具，而甲醛则主要来自高标准装修。他说，根据计算，在同等装修条件下，高级管理人员的办公室TVOC指标普遍超出员工办公环境的l倍。老板房间污染最严重。最好的解决办法是控制办公室中办公设备和家具的密度，同时加强通风。

　　这位权威人士还介绍说，在多年的检测过程中，检测人员还发现，办公室里的各类污染物还存在累积效应。即使在装修、布置的过程中使用的每一种材料或设备都符合国家环保标准，办公室里总的污染仍有可能超过检测标准。他说，解决这一问题的最好办法是控制办公室中办公设备和家具的密度，不要让过多的设备集中在一个较小的区域。他还建议，在可能的条件下，办公室环境需要经常保持通风。由于春季比较干燥，可以利用加湿器使室内保持一定的湿度，起到净化空气的作用。

　　二、恰当放置物品

　　(一)相关知识

　　1.常用个人办公物品

　　(1)纸簿类。A4、B5等类型办公用复印纸;带单位抬头用纸;普通白纸;复写纸;便条纸;留言条;标签纸;牛皮纸;专用复写纸;大、中、小及开窗信封;横格笔记本;速记本;专用本册(如现金收据本)。

　　(2)笔尺类。铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液。

　　(3)小装订类。大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋;胶带、起钉器。

　　(4)归档用品。各种文件夹、档案袋、收件日期戳。

　　(5)办公设备专用易耗品。打字机用色带、修正液等;复印机用墨盒等;计算机用磁盘、磁盘盒等。

　　2.常用公用物品

　　(1)公用文件及文件夹。

　　(2)公用办公用品柜。

　　(3)公用电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等。

　　(4)接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志等。

　　(二)示例分析

　　××公司行政办公规范管理制度

　　第一条为规范公司办公管理，特制订如下规定。

　　第二条办公仪表规范

　　着工装，左胸适当位置佩戴公司徽章，其他应遵守员工守则第四、五、七条相关规定，违反规定的，除由综合管理部通报批评外，每次罚款50元;各部门负责人应认真配合，督促属

　　下员工遵守本规定。员工一个月累计违反规定超过3人次，该负责人亦应罚款l 00元。

　　第三条办公室规范

　　1.办公桌。案头甩品整齐放置，保证办公桌整洁无杂物。

　　2.座椅。靠背、坐椅一律不得放任何物品，人离开时椅子调正。

　　5.电脑。桌机呈45度贴墙放置，卧式主机置显示器下，立式主机置桌下。

　　4.垃圾篓。罩塑料袋，置辅桌后或写字台下。

　　5.报刊。阅读完后必须上报架或放入办公桌。

　　6.外衣手袋。置挂于柜子内，严禁随意放在办公桌椅或沙发上。

　　7.文件柜。保持文件放置整洁无杂物，柜顶不得堆置文件。

　　第四条语言规范

　　1.交往语言。您好、早晨好、早、再见、请问、请您、劳驾、关照、谢谢。

　　2.电话语言。您好、请问、稍等、谢谢、再见。

　　3.接待语言。您好、请稍侯、我通报一下、请坐、对不起、请登记、与我联系、打扰一下、好的、行。

　　第五条行为规范

　　1.坚守工作岗位、不串岗。

　　2.上班时间不看报纸、玩游戏或做与工作无关的事。

　　3.办公桌上应保持整洁并保持办公室安静。

　　4.上班时间，不要在办公室化妆。

　　5.接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行、会私客不超过5分钟。

　　6.不因私事打公司办公电话，长话须登记长话记录本。

　　7.不用公司电脑上网聊天或做与工作无关的事，不要随意使用其他部门电脑，私客不经领导允许不准用公司电脑。

　　8.未经总经理或部门经理批准，不得索取、打印、复印其他部门资料。

　　9.严格遵守考勤制度，迟到、早退扣l0元。

　　10.不论任何原因，不得代人打卡。

　　11.吸烟到吸烟区，否则罚款50元。

　　12.请假要有假条，特殊情况事后补假条，出差一天以上，应填写出差申请单并经领导批准。

　　13.因故外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须向综合管理部通报。

　　14.无工作需要，不得擅自进入机房、档案室、财务室、会议室、接待室。

　　15.不得将烟缸、茶杯、文具等一切公物带回家私用。

　　本规范由综合管理部、人力资源部实施监督与检查。

　　点评：良好的办公环境有助于办公室日常工作的完成，也有利于秘书人员的健康与成长。X X公司行政办公规范管理制度中规定了工作人员办公环境中的仪表、行为、语言等方面规范。目前许多单位都十分重视环境对工作成效的影响这一因素，制定了与此相类似的规定或制度，这种做法值得提倡。

　　(三)工作程序

　　1.恰当放置个人物品

　　(1)自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里，按照使用频率及使用习惯安排。

　　(2)常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里。

　　(3)专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，右手记录留言。

　　(4)电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。

　　2.恰当放置公用物品

　　(1)文件柜里的公用文件夹应整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用。

　　(2)公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位。

　　(3)一些常用的公用物品，如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便。

　　(4)接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐地摆放或码放，并经常整理，保持接待窗口的良好对外形象。

　　(四)注意事项

　　1.要及时、安全、恰当地处理剩余物品

　　对确定是多余或报废的物品，应及时清理出来单独存放，比如办公文具等低价值物品可自行处理，而办公设备等固定资产的报废则须向有关部门或人员(如资产管理处)申报批准。可自行处理的物品在妥善弃置前，要检验并防止可能造成的危害或者泄密，比如对过期、失效的文档应定期销毁，便携机、台式机或服务器在清退或报废前应格式化硬盘。根据公司资产管理的有关规定，资产处理的途径包括转移、调拨、清退和报废，请按照不同途径的流程规定操作，及时跟踪资产台账记录的核销。

　　2.协调处理工作场所出现的问题

　　当在工作环境中遇到包括照明、取暖、噪音之类的困难时，应该及时向公司相关部门(如物业管理公司、环卫科、行政管理部)通过正规途径反映，以寻求解决办法。举例来说，建筑维修通常在晚上和周末进行，但有时工人们别无选择不得不在上班时间干。如果噪音干扰过大，那么应将问题反映给建筑主管;并主动与其就开工时间的调整进行协商。如果碰到日光灯管烧坏、空调漏水的问题，可以提交相关建议，通过电话跟踪事件处理进度，明确处理部门，并配合其做好必要的协调工作。