第四节　办公用品与设备的使用和管理

　　本节重点

　　本节主要介绍了办公用品的发放程序以及打印机、传真机、复印机、碎纸机的使用与维护方法.通过对本节的学习，学生应能掌握办公用品的发放以及常用办公设备的使用与管理方法。

　　一、发放办公用品

　　发放办公用品是秘书经常做的一件事务性工作，秘书在发放物品时要做到既能保证供应又要防止浪费。办公设备和耗材出货时，秘书应实时地办好出赁手续，对发放什么物品，发放给谁了，哪些物品还存储在库里等做好记录。

　　(一)相关知识

　　1.常用办公用品介绍

　　办公室中的常用办公用品主要有5类：

　　(1)纸薄类。纸簿类用品主要有：A4、B5等各种类型的办公用复印纸;带单位抬头的信纸;普通白纸;复写纸;便条纸;留言条;标签纸;牛皮纸;专用复写纸;大、中、小及开窗信封;笔记本;速记本;专用本册(如现金收据本)等。

　　(2)笔尺类。笔尺类用品主要有：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、尺子、修正液等。

　　(3)装订类。装订类用品主要有大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器等。

　　(4)归档用品。主要有各种文件夹、档案袋、收件日期戳等。

　　(5)办公设备专用易耗品。主要包括打印机色带、墨盒等;复印机用墨盒等;计算机用磁盘、磁盘盒等。

　　这些办公用品，有些是要保证充分供应的，如铅笔、圆珠笔、复印纸等;有些有保质期的产品则不应大量购买，如打印机墨盒等。秘书人员应该明确办公用品的易耗品的范围、分类和管理方法。

　　2.办公用品领用申请表

　　办公用品领用申请表应包括领用部门、申请领用物品的名

　　称与数量、领用人签名、主管签名、发放人签名、日期以及备注等内容。这样能使领用人与发放人都心中有数，也可以作为发放物品的原始参照数字。

　　(二)示例分析

　　销售部的小李来到秘书初萌的办公室，要求领几本复印纸。初萌给了他一张物品领用申请表，要求他填好后再来领。“不就点儿纸吗!”小李没能领到复印纸，嘟囔着离开了。下午，小李又过来，将物品领用申请表交给了初萌，初萌仔细审核了销售部主管的签字，让小李在“领用人”处签了字，自己在“发放人”处签了字，才把复印纸交给小李。然后将物品领用申请表归档了。

　　点评：初萌的做法是完全正确的，发放办公用品必须要遵循一定的程序，既保证物品供应又要防止浪费。

　　(三)工作程序

　　秘书发放办公用品的工作程序主要包括3部分：

　　1.审核物品领用申请表

　　无论何人领取办公用品，都必须填写物品领用申请表，务必要填清楚领用物品的名称与数量。申请表必须要有部栩领导的签字才能生效，秘书必须对此进行把关。另外，领用人与发放人都应签字以备查。

　　2.发放物品

　　依据物品领用申请表中注明的名称与数量发放办公用品，发放的物品名称与数量必须与申请表中一致，不得任意增加或减少。

　　3.更新库存记录，备案清单

　　物品发放后，秘书必须及时更新库存记录，记下新的余数，以便能够及时掌握物品的供应状况。另外，分发了什么办公用品，发给了谁，秘书都要留一张清单。备案清单包括领用物品的时间、物品名称、数量、领用人姓名等内容，在发放时应要求领用人签字。这样，即使在一两个月甚至更长时间之后，也能清楚地知道谁领走了什么东西，什么时候可能会用完。

　　(四)注意事项

　　在发放办公用品时，以下事项是必须要注意的：

　　(1)由专人发放。办公用品不能让员工随意取用，如果秘书不亲自发放，也应由指定的人员负责发放。

　　(2)发放时间应遵循单位的有关制度规定。

　　(3)发放物品时，必须依据需要物品的部门事先填写的物品需求单，而且这份需求单要有该部门的领导签字才能生效。

　　(4)紧急需要物品时必须有相应的程序处理。

　　(5)制作备案清单，清点核实发放办公用品。

　　(6)物品的发放要对重要部门实行倾斜政策，要优先改善这些部门的工作环境和工作条件，让他们把精力集中在完成好工作任务上。对办公用品消耗大的部门也要给予支持。

　　(五)相关链接

　　办公用品的节约使用

　　在满足工作要求的前提下，要对工作人员进行节约的教育，监视办公用品的使用情况，定期检查，控制办公用品的发放数量，严格办公用品的管理，防止办公用品流失或用于非办公项目。下面是一些节约使用办公用品的措施：

　　(1)复印机。申请复印时应填写有细节要求的申请表，并由主管人员签字批准。也可以给各部门发复印卡以限制使用。较昂贵的复印如彩色复印，一般不能自由使用，应规定使用的程序，由各个部门独立核算成本。

　　(2)传真机。指定专人使用传真机，做登记并保留所有发送记录，其中包括日期、发送信息人的姓名和信息接收者的细节。

　　(3)电脑、打印机、因特网。这类昂贵的资源要限制使用，彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本，对因特网的访问要有监督。

　　(4)电话。尽量减少打私人电话，控制国内和国际长途的使用，移动电话要按单位有关规定使用，定期检查并核对电话账单以控制开销。

　　二、打印机的使用

　　打印机是计算机常用的输出设备。打印机通过接口与打印机控制器相连，计算机中的CPU通过打印机控制器控制打印机的工作。

　　(一)相关知识

　　1.针式打印机

　　针式打印机已有很长的历史，针式打印机通过打印头中的钢针打击色带，在打印纸-上以点阵形式构成字符。针式打印机的优点是耐用，耗材(包括打印色带和打印纸)便宜，可以打印多种类型的纸张，如穿孔纸、多层纸、蜡纸等。它的缺点是打印速度慢、精度不高并且噪音大。一般适合于打印报表、程序清单等。

　　2.喷墨打印机

　　喷墨打印机是在针式打印机之后发展起来的，采用非击打的工作方式，将墨水直接喷到纸上实现印刷。它的优点是价格低，打印效果优于针式打印机，噪音小。喷墨打印机有宽行和窄行之分，还可以打印彩色图像。缺点是打印速度较慢，耗材较贵。喷墨打印机适合打印单页纸，其打印质量很大程度上取决于纸张的质量。由于其可输出彩色图案，常用于广告和美术设计。

　　3.激光打印机

　　激光打印机是激光技术与电子照相技术相结合的产物，主要是利用电子成像技术进行打印。当调制激光束在硒鼓上沿轴向进行扫描时，根据点阵组字的原理，使鼓面感光，构成负电荷阴影，当鼓面经过带正电的墨粉时，感光部分就吸附上墨粉，然后将墨粉转印到纸上，纸上的墨粉经加热熔化形成永久性的字符和图形。激光打印机的优点是噪声低、分辨率高、打印速度陕，在各种打印机中打印效果是最好的。激光打印机也有宽行、窄行、彩色、黑白之分。其缺点是价格高。激光打印机分页输出，所以常用于文档的打印，也可以产生高质量的图像及复杂的图形输出。目前广泛应用于办公系统和桌上印刷系统。

　　(二)示例分析

　　秘书初萌的电脑由于不小心感染了病毒被迫重装了系统。经理指示她马上打印一份劳动合同出来。初萌连接好打印机后开机，进行打印操作，但系统提示未安装打印机，初萌仔细检查了数据线与电源线，都连接好了，但就是打印不出来，难道是打印机坏了?初萌急出了一身汗。后经同事指点，初萌才弄明白，原来没有安装打印机的驱动程序。

　　点评：要想正确使用打印机必须先进行安装，安装打印机时既要进行硬件连接，也要进行软件安装。这两个步骤缺一不可。

　　(三)操作步骤

　　1.安装打印机

　　打印机的安装主要有两个步骤，一是进行硬件连接，二是进行软件安装。

　　(1)硬件连接

　　打印机有信号电缆线与电源线两条连接线。

　　信号电缆用于与计算机的连接。目前打印机的接口方式主要是Centronics并行口和USB接口两种，都可以很方便地与计算机连接。Centronics并行口的一端是36芯插头.应插在打印机的36芯插座上。另一端是25针插头，应插在计算机主机背板上的25孔插座上。连接之前要确认打印机和计算机的电源都已经关闭，否则容易造成设备的损坏。

　　接好信号电缆后，再把电源线连接到打印机上。

　　(2)软件安装

　　硬件连接好后，还必须在计算机上安装打印机驱动程序才能正常使用打印机。

　　2.设置打印机属性

　　安装打印机时，系统会按照默认状态进行设置，用户也可以改变打印机的属性。

　　3.在应用程序中执行“打印”命令

　　安装好打印机后，在各应用程序中就可执行“打印”命令打印文件。不同应用程序的“打印”选项有所不同，但都可以选择打印机、打印内容、打印份数以及进行页面设置等。

　　(四)注意事项

　　为了使打印机保持良好的工作状态，定期检查和清洁打印机是很重要的，虽然打印机不需要周期性维护，但为了打印机的使用寿命和保持在最佳工作状态，有几点是必须要注意的：

　　(1)打印机的安放要合适，周围空间充足。打印机要远离灰尘多、有液体的地方;灰尘和液体对打印机的寿命有很大影响。另外，打印机放置地应避免阳光直射，避免放置在有磁铁或能产生磁场的装置附近。

　　(2)经常保持打印机的清洁和环境清洁，不要在打印机上堆放重物，比如一摞书，这样会妨碍热的散发以及可能对打印的机械部分造成压力。

　　(3)较长时间不用打印机时，应把电源线拔下来。

　　(4)使用针式打印机时，为了防止对打印头的损害，没有纸或色带时，不要打开打印机;不要重复地使用同一根针打印;正在打印时，不要用手摸打印头。

　　(5)激光打印机的感光鼓在整个激光打印过程中起着重要作用，价钱也较高，因而要注意保养。感光鼓中的墨粉将用完时必须马上加粉或更换感光鼓，否则打印出来的文件将不清晰。

　　(五)相关链接

　　1.指定默认打印机

　　单击“开始”菜单中的“打印机和传真”命令，打开“打印机和传真”窗口。在该窗口中有多台打印机图标，右击要作为默认打印机的打印机，然后在出现的快捷菜单中单击“设为默认打印机”命令，一个复选标记出现在默认打印机文件夹的旁边。

　　2.打印任务管理

　　在使用打印机打印文件时，打印机有一个显示其打印状态的窗口。在这一窗口列出了等待打印的任务，其中有一个正处于打印状态。通过打印状态窗口可以对打印任务进行管理，如观察打印队列情况、暂停打印任务以及删除打印任务等。单击“开始”菜单中的“打印机和传真”命令，打开“打印机和传真”窗口。在该窗口中双击“打印机”图标，则显示打印状态的窗口。

　　3.删除打印机

　　打开“打印机和传真”窗口，选择要删除的打印机图标，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择删除，则删除该打印机。

　　4.故障排除：不打印

　　在软件中选择“打印”命令，有时打印机不响应，产生此问题的原因有多种：

　　(1)电源线未接到打印机上或没有电源。应检查电源线连接和电源。

　　(2)打印机和计算机之间的数据线连接不正确，断开并重新连接打印机和计算机之间的数据线。

　　(3)打印机可能处于手动送纸方式，按一下前面板按钮即可。

　　(4)打印机可能被暂停。从状态窗口或打印管理器恢复打印。将“打印机”菜单下的“暂停打印”选项前的对勾取消。

　　(5)打印机软件未配置正确的打印机端口。检查软件中的打印机选择菜单，确保它在访问正确的打印机端口。若计算机有多个并行端口，要确保并行电缆连在正确的端口上。

　　三、传真机的使用

　　传真机是现代图像通信的重要组成部分，它是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一方法，因而获得了广泛的应用。伴随着微电脑技术和半导体集成电路的飞跃发展，传真通信日趋系统化、网络化和智能化。

　　(一)相关知识

　　传真机是结合光学影印技术与电话传输技术将一份文件传送到另一端的一种设备。它先是对送入的文件通过图像传感器逐行地扫描，利用光电转换原理，将黑白字迹变成数字脉冲，并将其调制后转换为音频信号，通过标准电话线路的传送，进入接收方的传真机。接收方的传真机再利用还原解调装置将信号恢复成数字脉冲，该数字编码信号被解码后就可以重新得到图像元素原始的形式，由记录部件记录在专用的记录纸上。当接收机收到全部数据并完成记录工作后，即可获得与发送机原稿相同的传真副本。

　　目前，用于传真机通信的设备主要是三类传真机，它采用了先进的平面扫描和光电转换技术以及数据传输技术。三类传真机的通信任务主要由传真发送机、传真接受机与电话线路(模拟信道)等3个部分共同完成。在传真通信过程中，要求每台机器既能发送图文信息，也能接收图文信息。对一台机器而言，不能同时发送和接收图文信息。所以，当两台传真机进行通信时，若其中一台传真机进行发送操作，则对方的传真机便进行接收操作。

　　(二)示例分析

　　秘书初萌需要把公司的一份机密文件传给销售部。于是她先打电话让销售部的主管等在传真机旁，然后再拨了传真号码，待对方拿起话筒，确定是销售部主管时，她才把传真发了出去。

　　点评：初萌的做法是完全正确的。秘书发传真时亦应有保密意识。重要的秘密文件一定要对方守在传真机旁。

　　(三)操作步骤

　　不同类型的传真机除了控制面板、电路结构和外形不同外，它们的操作步骤也有所不同，因而各种传真机的使用均应按其说明书进行。

　　1.发送传真的准备工作

　　(1)调整传真机的工作状态

　　在传真通信前要根据发文要求和传输信道质量对传真机工作状态进行调整。

　　传真机和电话机使用的是同一条电话线路，当开展传真业务时，若传真机后板上有“传真/电话”开关的，必须将开关拨向“传真”的位置。

　　当传输信道质量好时，应调整机内开关使传真机采用高传输速率，并应用自动纠错功能。这样，既可保证通信质量，又可缩短传输时间。当传输信道质量较差时，可选择较低的传输速率，是否使用自动纠错功能视情况而定。若线路质量非常差时，就不应使用。

　　(2)装入记录纸

　　(3)检查原稿

　　一台传真机收到文件的质量部分地取决于发送的原文件质量，选择原稿文件时最好使用打印机打印的或用黑墨水书写的原稿，并且使用白色或浅色的纸作为介质。

　　(4)放置文件

　　2.试运行一复印。

　　为了检查传真机是否能够正常工作，常采用复印(COPY)方式。因为传真机的复印过程实际上是自发自收，若复印的文件图像正常，就表明机器的各种技术性能也基本正常。反之，说明传真机有故障，需要修理。复印的具体操作步骤如下：

　　(1)接通电源开关，观察液晶显示屏是否出现“准备好”(READY)，或检查指示灯亮否，若处于READY状态或灯亮则表明机器可以发送或接收。

　　(2)、将欲复印的原稿字面朝下放在原稿台导板上。

　　(3)选择扫描线密度的档次。一般置于“精细”级，此档的主扫描线密度为8点/mm，副扫描线密度为7.7线/mm。也可选择“标准”级或“超精细”级，不管选用那个档次，均有液晶显示或指示灯显示。

　　(4)原稿灰度调整。当原稿图文灰度非常黑时，将“原稿深浅”键置于“浅色”位置;若图文灰度较淡时，就将该键调至“深色”位置。

　　(5)最后按复印(COPY)键，再根据输出复印件(副本)的质量就可判断机器的好坏。

　　3.发送传真

　　发送传真方首先要拨通对方传真机的号码，发送端传真机通过检测回音信号来建立传真通信线路。当接收端确认了传真机已做好接收数据的准备后，会向发送端发送一个证实信号。

　　具体操作步骤如下：

　　(1)检查机器是否处于“准备好”(READY)状态。

　　(2)放置好发送原稿。

　　(3)摘取话机手柄，拨通对方电话号码，并等待对方回答;如果不进行通话，可跳过(4)、(5)两步。

　　(4)双方进行通话。

　　(5)通话结束后，由收方先按启动键。

　　(6)当听到收方的应答信号时，发方按启动键，文稿会自动进入传真机，开始发送文件。

　　(7)挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则会有出错信息显示，应重发，若传输成功，此时将会显示“成功发送”信息：

　　发送操作时应注意：

　　(1)若按下“停止”(STOP)键时，发送马上停止，这时卡在传真机中的原稿，不能用手强行抽出，只能掀开盖板取出。

　　(2)在发送传真期间，不允许强抽原稿，否则会损坏机器和原稿。

　　(3)当出现原稿阻塞时，要先按“停止”(STOP)键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作。

　　(4)若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再做处理。

　　4.接收传真

　　传真机的接收功能有两种方式：一种是自动接收;一种是手动接收。

　　(1)自动接收

　　凡具有自动接收功能的传真机都能按此方式操作。在接收前首先要检查接收机内是否有记录纸，各显示灯或液晶显示是否正常，只有当接收机处于“准备好”状态时才能接收。自动接收时，无需操作人员在场。

　　(2)手动接收

　　(四)注意事项

　　避免机器出现故障的最好方法就是正确使用和日常维护。传真机属于高精密的电子设备。必要的日常维护是提高传真机通信质量的重要保证，对延长机器的寿命也大有好处。

　　1.选择安装场所

　　选择传真机的安装场所应注意以下问题：

　　(1)一定要用匹配的、标准化的交流电源插头和插座，插头在插座中不能松动，勿与产生噪声的电器(如空调机、电传打字机等)共用电源，而且接地一定要好，否则会造成误码率高、传真质量差的不良现象。如果漏电或烧坏芯片会严重危害人身安全。

　　(2)避免阳光的直射和灰尘的侵害，远离火炉等热源，以保证机器良好的散热和热敏纸不会变质。

　　(3)放置于水平平稳的工作台上，避免倾斜而影响正常工作。

　　2.传真机的使用注意事项

　　(1)除待传送的文稿之外，不要在传真机上放置任何其他东西。

　　(2)传真机在发送、接收或复印时，绝不可打开传真机的机盖。

　　(3)在打开机盖取出机内任何东西之前，一定要拔掉交流电源的插头。

　　3.操作和清洁

　　对于传真机的操作与清洁，要注意以下几点：

　　(1)清洁传真机的外表面只能使用干布或特殊清洁剂。在清洁透镜时最好使用专门的镜头纸(可用照相机用镜头纸)擦拭。

　　(2)扫描的视窗玻璃由于连续不断的使用可能会造成灰尘的积聚，因此要经常清洁扫描的视窗玻璃。

　　(3)透镜与CCD的相对位置通常是用专门仪器调试以后点漆固定的，维护人员千万不要擅自去移动。

　　(4)使用CCD作为图像传感器的传真机，具有复杂的光路系统。无论工作环境如何完善，长期使用后，在光路系统的透镜上总会堆积许多灰尘，其后果是使传真的图像不清晰。这时，就需请专门的技术人员，将传真机拆开对系统加以清洁。

　　4.传真纸的保管和使用

　　传真机使用的记录纸有普通纸和热敏纸两种，热敏纸的保管和使用要注意以下事项：

　　(1)热敏纸的一面涂有化学物质，当受热时(温度在60℃以上)则呈现出颜色。而且当其与酒精、稀料、汽油、氨接触或长期暴露在紫外线下都会变化。所以在保管时不要与这些物质混存。

　　(2)未开封的热敏纸在温度为24℃，湿度为65%的状态下，货架寿命不低于5年。

　　(3)热敏纸打印的稿件及已开封的纸应保存在40℃以下的阴暗干燥的地方。

　　(4)不宜将两张复印件的画面相接触重叠存放，因为这样会使图像模糊或倒印在另一个图像上。

　　(5)热敏纸打印的稿件不能久存(一般一个月后就开始褪色)，所以不能作为档案资料。

　　(五)相关链接

　　传真机常见故障处理

　　为了保证传真设备的正常运行，操作使用人要经常注意观察与检查机器出现的一些小毛病，并给予及时的维护。以下是传真机常见故障及处理方法。

　　故障l：“卡纸”问题

　　“卡纸”是传真机容易出现的故障，普通纸传真时尤其容易“卡纸”。为减少“卡纸”现象的发生，对传真机应该定期保养，定期进行全面的清洁保养，可以减少“卡纸”率。另外，要选好纸张。纸张的好坏对传真机的“卡纸”率及使用寿命都会产生至关重要的影响。有下列情形者，不要选用。

　　(1)同一包纸厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺损。

　　(2)纸的边缘有毛茬。

　　(3)纸毛太多，在干净的桌面上抖过后会留下一层白屑，纸毛太多的纸会影响机器内部清洁，加速机件磨损。

　　当出现“卡纸”后，在取纸时只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖;尽可能一次将整纸取出，不要把破碎的纸片留在机器内。

　　如果传真机经常“卡纸”，可以做全清等常规调试工作，更换所有电路板，如果均无效，可检查记录纸边缘的传感器，卡纸往往是由于传感器动作不够灵活，当传感器拨杆到达一定位置时卡住不能复位。这时可将其拆下，稍微打磨拨杆的轴部，并加上润滑液。这样，传真机可恢复正常。

　　故障2：复印或接收文件中有一条或数条竖白线这通常是因为热敏头断丝或沾有污物造成的。传真机有专门测试热敏头的程序，若有断丝，则应更换相同型号的热敏头。若有污物可用棉球清除。一般情况下，断一条丝不会影响使用。

　　故障3：不能自动进稿

　　可能的原因有两个：一是进稿器部分有异物阻塞，原稿位置扫描传感器失效，进纸滚轴间隙过大等;二是电路的问题，可检查发送电机是否转动，如不转动则须检查与电机有关的电路及电机本身是否损坏。

　　故障4：记录纸输送走斜

　　检查内容：一是托纸盘，看其是否转动灵活;二是检查排纸滚两端是否均匀地与记录纸导轨接触;三是检查感热头与记录纸接触是否良好。

　　故障5：传真机接通电源后，报警声响个不停出现报警声通常是主电路板检测到整机有异常隋况，可按下列步骤处理：

　　(1)检查纸仓里是否有记录纸，且记录纸是否放置到位。

　　(2)纸仓盖、前盖等是否打开或合上时不到位。

　　(3)各个传感器是否完好。

　　(4)主控板是否有短路等异常情况。

　　故障6：开机后液晶显示器无任何显示，电源指示灯也不亮

　　这种情况可作如下分析处理：

　　(1)首先应检查电源保险丝是否烧毁。

　　(2)电源至主板的连接线是否插好。

　　(3)如各组电压正常，线路也连接完好，则有可能是液晶显示器本身损坏。另一个可能是主板有故障。

　　故障7：复印、发送文件中有一条(或几条)竖黑线采用线状电耦合器件(C CD)的机器一般为反射镜头上有脏物;采用接触式图像传感器(CIS)的机器是其透光玻璃上有脏物。出现这种情况用棉球或软布蘸酒精清洁即可。

四、复印机的使用

　　静电复印机是集静电成像技术、光学技术、电子技术和机械技术于一体的办公设备。静电复印机属精密设备，其品种型号很多，结构性能也各有差异。在使用时，应根据所用复印机的具体情况，按照操作规范进行操作。

　　(一)相关知识

　　1.复印机的结构

　　静电复印机主要是由控制系统、曝光系统、成像系统以及供纸输纸系统组成。控制系统部分主要包括操作部分和电器部分。电路的印刷线路板多位于机器后部及两侧，主控板则位于机器前侧。

　　曝光系统包括原稿台玻璃、原稿照明部分、反向镜组、镜头等部分组成。这些部件一般位于机器的上部。

　　成像系统包括位于机器中心的感光鼓、位于感光鼓上部的鼓清洁部件、位于感光鼓周围的充电转印和消电3个电极、位于感光鼓一侧或下边的显影部分等。

　　供纸输纸系统包括供纸盒、接纸盒、供纸控制部分、转印分离部件、输纸和定影部件等。

　　2.复印机的种类

　　按照不同的分类方法，复印机可被分为不同的类型。

　　(1)根据复印的颜色来分，有单色、多色和彩色复印机之分。

　　(2)根据复印尺寸来分，有普及型、便携式复印机以及工程图纸复印机等。

　　(3)根据对纸张的要求来划分，可分为特殊涂层纸复印机及普通纸复印机。

　　(4)根据显影方式来分，分为干法显影和湿法显影两种。其中干法显影又包括单组显影和双组显影两种。目前常用的复印机为干式显影法。

　　(5)根据成像处理方式来分，可以分为数字式和模拟式复印机。

　　(6)根据复印速度来分，可分为低速、中速和高速3档。其中低速为l2张/分钟，中速为l5张/分钟～35张/分钟，高速为36张/分钟。

　　(二)示例分析

　　经理办公室和销售部需要各添加一台复印机，根据两个部门的工作性质，秘书初萌建议经理办公室购置一台便携式个人用机，而销售部购置一台中档办公型用机即可。

　　点评：在购买复印机时，必须根据本单位的工作性质、实际需要选择最适合本单位的机型。便携式个人用机的特点是机身小巧，可手提携带，复印幅面为A4纸，复印速度一般为5张/分钟左右，一般没有缩放功能。这种机型比较适合家庭或经理办公室自用，但复印成本较高，消耗材料贵;中低档办公型复印机的特点是功能较齐全，复印速度一般在25张/分钟左右，供纸方式一般为双纸盒加手送，这类复印机是办公室的主要机型，可以满足日常的文印需求，还可以偶尔承担小规模的批量复印;高速高档型机的特点是复印速度快，自动化程度高，功能全，一般具有双面复印功能，适用于大型办公室、小型文印中心等;高速柜式生产型，此类复印机的特点是复印速度快，稳定性高，功能齐全，承印量大，功能已经接近了轻型印刷机，适用于大型集团办公室的文印中心，需经常大量复印资料的培训中心、维修中心、资料室等月印在几万印张以上的场合。

　　(三)操作步骤

　　使用复印机的具体操作步骤如下：

　　1.预热 打开电源开关，此时复印机进入预热状态，操作面板上指示灯亮，出现预热等待信号。操作面板上相应的指示灯亮或发出声音，表示机器预热结束，接下来便可以进行复印。如果机器没有装入纸盒、纸盒没有纸或机器有卡纸等故障时，复印机将不能进入待机状态。操作面板将显示相应的符号或故障代码。在复印前应放好复印纸。复印送纸有两种方式：送纸盒自动送纸和手动送纸。一般情况下使用自动送纸，如果制作胶片或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。

　　2.检查原稿

　　拿到复印原稿后，应当检查原稿的纸张尺寸、质量、数量、装订方式等，做到心中有数。检查原稿的装订方式，可以拆开的原稿应当拆开，这样复印时不会产生阴影。

　　3.放置原稿

　　(1)原稿放置在原稿台玻璃板上

　　不同型号的复印机有不同放置原稿的方法。一般有两种：一种是将原稿放置在稿台的中间;另一种是靠边放置在定位线上。复印前应对复印机的放稿方式进行了解。原稿正面朝下向着玻璃板放置，轻轻盖紧原稿盖板，以防漏光而出现黑边。

　　(2)使用原稿自动输送装置

　　原稿自动输送装置是用来自动输送原稿的器材，它可以连续地逐一将原稿输送盒内的原稿送人复印机，提高复印效率。使用原稿自动输送装置，首先要将原稿对齐放置于原稿输送盒，如果原稿被夹着或钉着，则应先取下订书钉。将原稿正面向上，完全推入输送盒，并根据原稿的尺寸调整侧边导板。选择自动输送模式。

　　4.选择复印纸尺寸

　　一般复印机具有自动选择纸张模式，在这种模式下，若将原稿放置在原稿输送装置或玻璃板上，复印机会自动检测到原稿的尺寸，并选用与原稿相同的纸张。这种模式只适用于按实际尺寸复印。

　　当复印尺寸不规则时，例如复印报纸、杂志时，不能自动检测到纸张尺寸时，可以指定所要的尺寸。方法是：根据所需复印件的尺寸要求，将纸装入相应的纸盒里，按纸盒选择键，选中所需复印纸尺寸的那个纸盒即可。

　　5.缩小与放大

　　通常复印机都带有复印缩放功能，复印机的复印倍率有以下方式：

　　(1)固定的缩放倍率，缩放只有固定的几档，很容易将一种固定尺寸纸上的稿件经过放大或缩小后印到另一种固定尺寸的纸上去。例如A4一A3，即将A3规格的原稿复印到A4纸上。

　　(2)使用无级变倍键进行无级变倍复印。使用这种方式，可对原稿进行50%～200%、级差为1%的无级变倍缩放。

　　(3)使用自动无级变倍键，实行自动无级变倍。使用这种模式，机器会根据原稿和供纸盒内的纸尺寸自动设置合适的复印倍率。

　　6.调节复印浓度

　　根据原稿纸张、字迹的色调深浅，适当调节复印浓度。可以选择自动浓度选择方式进行调整，当采用自动方式仍不能满足复印的要求时，可以用手动的方式进行调整：原稿纸张颜色较深的，应将复印浓度调浅些;字迹线条细、不十分清晰的，则应将浓度调深些。

　　7.设定复印份数

　　用数字键输入所需要的份数，可以将一份原稿复印多份。

　　设置完成，按下复印键即可开始复印。

　　8.开始复印

　　按下复印键，复印机开始复印操作，自动复印出设定数量的复印件。复印数量显示屏的数值将逐渐递增或递减计数，直至复印结束，显示复位。在连续复印过程中，需暂停复印或需插入新的文件复印时，可以按下暂停键或插入键，这时机器将在完成一张复印的全过程后停止运转。

　　目前大部分复印机都具备节电功能。在一次复印操作后，如机器暂时不用，机器将在一定的时间里自动进入节电状态。

　　这时，机器操作面板上除了电源指示灯或节电指示灯点亮以外，其余显示将全部熄灭。在需要重新使用时，只需按一下节电键，机器将立即在很短的时间内进入待机状态。

　　(四)注意事项

　　1.复印机的工作环境

　　(1)电源要求

　　应使用稳定的交流电，复印机电压为220V，在安装时与其他电器设备不要同时使用一条电源线路，并使用接有地线的三相电源插座。注意不要将地线接在煤气管或自来水管上，给复印机安装可靠的接地线。

　　为了便于插拔，应将插座位置处于机器附近。当较长时间不使用机器时，要拔下电源线。

　　下班时要关闭复印机电源开关，切断电源。未关闭机器开关不可去插拔电源插头，这样容易造成机器故障。

　　如果出现以下情况，应立即关掉电源，并请维修人员进行维修：机器里发出异响;机器外壳变得过热;机器部分被损伤;机器被雨淋或机器内部进水。

　　(2)其他条件

　　①注意防高温、防尘、防震。

　　②避免让复印机受到太阳直射，这样会使光材料和电子元件老化而失去效果。

　　③要求周围必须整洁，无粉尘，地面保持干燥。如果粉尘太多，会使复印机的光学系统在使用过程中受污染，使复印件不清晰。

　　④要适度通风，因为复印机会产生微量的臭氧。

　　⑤为保证最佳操作，至少应在机器周围留出20cm的空间。

　　⑥不要将复印机放置在不稳定或倾斜的地方。

　　⑦尽量减少搬动复印机的次数，如果要移动，则一定要水平移动，不可倾斜。

　　2.复印纸的检查

　　添加复印纸时，先检查一下纸张是否干爽、洁净，然后理顺复印纸再放到与纸张大小规格一致的纸盒里。纸盒的纸不能超过复印机所允许放置的厚度。为了保持纸张干燥，可以在复印机纸盒内放置一盒干燥剂，每天用完复印纸后将复印纸包好，放于干燥的柜子内。

　　3.添加碳粉

　　当碳粉指示显示红灯信号时，应及时给复印机加碳粉。如果加粉不及时可能会造成复印机故障。加碳粉时应摇松碳粉并按照说明书进行操作，切不可使用代用粉，否则会造成飞粉、底灰大、缩短载体使用寿命等故障，而且由于代用粉产生的废粉率高，实际的复印量还不到真粉的2/3。

　　4.其他使用注意事项

　　(1)使用前，开机预热半小时左右，使复印机内保持干燥。

　　(2)在复印过程中一定要盖好盖板，以减少强光对眼睛的刺激。

　　(3)每次使用复印机后，一定要及时洗手，以清除手上残余粉尘对人体的伤害。

　　(4)如果复印书籍等装订物，应选用具有“分离扫描”性能的复印机。这样，可以消除由于装订不平整而产生的阴影。

　　(5)如果复印品的背景有阴影，可能是因为复印机的镜头上有灰尘，此时，需要对复印机进行专业清洁。

　　(6)保持复印机玻璃台清洁、无划痕，不能有涂改液、指印之类的斑迹，否则会影响复印效果。如有斑迹，使用软质的玻璃清洁物处理。

　　(五)相关链接

　　静电复印机的维护保养是提高复印质量、保证复印设备正常运转和延长设备使用寿命的重要前提。

　　1.复印机定期保养

　　静电复印机经过一段时问的使用后，其显影部件产生的粉尘飞扬、机件的污染和磨损以及橡胶和塑料的疲劳或老化等都会影响到复印机的稳定运转，并使复印品的质量下降，严重时甚至造成机器停机。因此，必须对复印机进行定期保养维护，也就是定期对静电复印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换，排除故障隐患，确保复印机运转的可靠性。

　　2.复印机的清洁保养方法

　　清洁、保养复印机时应关上机器主电源开关，拔下电源插头，避免金属头接触，使机器短路。

　　清洁时要严格按要求操作，不能用溶剂清洁不耐腐蚀的零部件。清洁结束时，一定要等部件表面完全干燥后再装到机器上试机，否则会使其短路甚至击穿。使用润滑剂时，要按说明的要求进行。一般塑料、橡胶零件不得加油，否则将会使其老化。

　　清洁的内容主要有：

　　(1)清洁原稿台玻璃板、原稿盖、送稿机皮带等。用柔软的湿布来擦拭机器，然后再用干布蘸水擦干。

　　(2)清洁反光镜和镜头。用镜头纸从一端到另一端向着一个方向擦拭。

　　(3)清洁复印机内部。先拔掉电源，然后再打开机器前门，轻转拉出充电电极、转印电极和消电电极，取出显影器、定影器、纸盒等，最后把感光鼓轻轻取出。清洁机器内部，擦干后再装机。

　　3.复印过程中的常见问题与处理

　　(1)卡纸。复印机面板上的卡纸信号出现后，需要打开机门或左右侧板，取出卡住的纸张，然后应检查纸张是否完整，不完整时应找到夹在机器内的碎纸。分页器内卡纸时，需将分页器移离主机，压下分页器进纸口，取出卡纸。复印机偶尔卡纸是不能避免的，但是如果经常卡纸，说明机器有故障，需要进行维修。

　　(2)纸张用完。纸张用完时，面板上纸盒空的信号灯会亮，需将纸盒取出装入复印纸。

　　(3)墨粉不足。墨粉不足时，面板上墨粉不足的信号灯就会闪烁，表明机内墨粉已快用完，如果不及时补充，复印机的复印质量将下降，甚至无法工作。

　　(4)废粉过多。复印机在成像过程中，会产生很多废墨粉，收集在一个盒中，废粉装满后会在面板上显示信号，此时必须及时倒掉，否则将会影响复印质量。

　　五、碎纸机的使用

　　在办公室中经常需要销毁一些纸质的文件和资料。碎纸机是一种适合各种类型办公室用来销毁纸质机密文件的专用设备。

　　(一)相关知识

　　1.碎纸机的功用

　　绝大多数碎纸机是设计成处理纸张的，如果处理计算机的打印件，最好选择入口比较宽大的型号，纸张能够直接进入机器进行处理。有一些碎纸机采用了进纸斗，这样就能够处理揉成一团的废纸。这种碎纸机一般由切纸部件和箱体两大部分组成。切纸部件包括锋利的刀具和电动机，电动机带动刀具快速转动，可将文件在片刻时间内粉碎成条状或米粒状甚至更小。箱体主要包括容纳纸屑的容器和机壳，一些碎纸机箱体下部还装有脚轮，以方便使用。

　　2.碎纸机的主要指标

　　(1)碎纸方式。指被处理过后的纸张的形状。目前主要的碎纸方式有粒状、条状和碎状3种。

　　(2)碎纸效果。指处理后纸屑的大小，一般是mm级的，粒状最佳，碎状次之，条状相对效果差些，根据需要可以选择自己合适的产品。

　　(3)碎纸能力。指碎纸机一次能处理的纸张的最大数目及纸张厚度。一般碎纸效果越好，则其碎纸能力相对差些。

　　(4)进纸宽度。指碎纸机所能容许的纸张的宽度。一般来说，用于销毁机密文件的碎纸机应首先考虑碎纸的大小是否符合保密的要求，然后再考虑其他指标，而销毁工作量大的单位，则还应同时考虑选择碎纸速度快、自动化程度高的碎纸机。还有了些碎纸机能够处理更多的东西，信用卡、录像带或者软盘都能够被这些机器所粉碎。

　　(二)示例分析

　　秘书初萌在销毁文件时险些发生意外。当她俯身将需要销毁的文件放入碎纸机时，没想到胸前的丝巾被卷入碎纸机，她当机立断切断了电源，虽然毁了一条丝巾，但保证了自己的安全。

　　点评：操作办公设备时一定要多加留意，注意安全!

　　(三)操作步骤

　　碎纸机的操作比较简单，对环境要求也低，通常采用220V电源，只需插上电源插座，按动电源开关机器即处于待工作状态。此时插入纸就可以切碎。

　　使用前应查看说明书，了解一次最多能处理的纸量。正常碎纸量低于最大碎纸量为宜。

　　进纸过量，使用时会发生卡纸故障。对于早期产品来说，应按倒退键或停机键，使碎纸机停止转动或倒退，以便清除卡住的纸。机器只有清除了卡住的纸张后才能够继续使用。现代的碎纸机产品会自动反转退纸，这时清除过多的纸后，机器即正常工作。

　　大多数电机设置过热保护装置，一旦电机过热，等待一定时间(10分钟)后，机器即可重新工作。

　　(四)注意事项

　　(1)清洁机器外壳时，请切断电源，用软布蘸上中性清洗剂轻擦，切勿让溶液进入机器内部。不可使用漂白粉、汽油或稀释液刷洗。

　　(2)不可放人湿的纸、胶纸、碳纸、塑胶袋、衣服，以及钉书针。大头针、曲别针等金属物品。

　　(3)有些碎纸机需要在切割装置上油以减少磨损，清除积在刀刃里的灰尘，纸满后应及时清除，保证正常运行。

　　(4)避免在极限容量下长时间使用，尽量避免连续使用时间超过10分钟～15分钟，并且避免纸张容量超过最高限制量。

　　碎纸张数小于最大碎纸量、减少塞纸将会延长碎纸机使用寿命。

　　(五)相关链接

　　碎纸机常见故障的处理

　　由于机头内有锐利的滚刀，出现故障时应由专业维修人员处理，否则可能会被滚刀割伤。办公中容易出一些小问题，可以自行解决。

　　故障l：碎纸机卡纸

　　①一次放入纸张过多，拿出塞住的纸，清理干净碎纸口即可。

　　②当碎纸张数少，但机器仍卡纸时，检查碎纸箱是否已过满。

　　故障2：噪音过大

　　检查碎纸机是否放置不平。